Mandaten binnen de VvE

31 juli 2025 - 

Komt je dit bekend voor? Je woont in een Vereniging van Eigenaren (VvE) en op de vergadering is besloten om werkzaamheden uit te laten voeren. Bijvoorbeeld het aanleggen van zonnepanelen of een nieuw rookgasafvoerkanaal. Alles in goed overleg. Er heeft een schouw plaatsgevonden, er is onderzoek gedaan en er zijn verschillende offertes opgevraagd. De vergadering beslist aan welk bedrijf de opdracht wordt gegund. Dat kan niet misgaan, of toch?

De werkzaamheden gaan van start en alles loopt volgens schema en binnen de begroting. Maar dan, een onvoorziene tegenvaller. De aannemer stelt een oplossing voor zonder al te veel extra kosten. Er zijn ook aanpassingen aan de gemeenschappelijke delen nodig. Het bestuur mag hier, als gedelegeerd opdrachtgever, niet zomaar over beslissen. Alle leden gezamenlijk beslissen hierover. Een extra vergadering inplannen is daarom nodig. Het gevolg is dat werkzaamheden een aantal weken stil liggen. Heel jammer, want jullie lagen zo lekker op schema…

Kun je deze situatie voorkomen?

Zeker, de vergadering had een mandaat kunnen geven aan het bestuur om de werkzaamheden naar beste weten te laten uitvoeren. Uiteraard licht het bestuur achteraf toe waarom gekozen is voor deze oplossing.

Ons advies is dan ook om een post ‘onvoorzien’ van 10% van de totale aanneemsom op te nemen in offertes. Het bestuur mag dan tot en met dat bedrag extra werkzaamheden laten uitvoeren. Bijvoorbeeld als tijdens een schilderbeurt blijkt dat er ergens houtrot zit. Of als bij een reparatie van het dak toch wat extra vierkante meters nieuw bitumen nodig zijn.

Lopen de kosten van de werkzaamheden uit de hand met overschrijding van 10% of meer? Dan is het uitschrijven van een vergadering wel nodig. De leden moeten dan akkoord gaan met de extra uitgaven.

En de aanpassing van de gemeenschappelijke delen?

Heb je als VvE keurig die extra 10% ‘onvoorzien’ ingecalculeerd, blijkt dat de werkzaamheden op een andere manier uitgevoerd moeten worden. Er is een aanpassing nodig van één van de gemeenschappelijke delen. Hoe zit dat?

Ook dit neem je in het mandaat op, maar leg dan wel duidelijke richtlijnen voor het bestuur vast. Vaak is het door de aard van opdracht al duidelijk om wat voor soort uitvoering van  werkzaamheden het gaat. Heb je bijvoorbeeld te maken met de aanleg van zonnepanelen of glasvezel dan gaat dit gepaard met de aanleg van veel leidingen. Deze lopen vaak door de gemeenschappelijke ruimtes en/of moeten door de gevel naar binnen worden gevoerd.

Soms blijkt gedurende de werkzaamheden dat de van tevoren bedachte route toch niet de meest logische is. Als het bestuur in dat geval een mandaat heeft om de werkzaamheden naar beste weten te laten uitvoeren dan is vergaderen niet nodig. Maar is er sprake van een veel ingrijpendere aanpassing, denk aan het wegbreken van muren of een aanpassing die het architectonisch aanzicht verandert, dan moet het eerst op de vergadering aan de orde komen. De kans is echter groot dat bij dit soort ingrepen ook de post onvoorzien niet volstaat en dan volgt er sowieso een vergadering.

Het geven van een dergelijk mandaat vraagt wel het vertrouwen van de VvE in het bestuur om te kiezen voor de beste oplossing. Meestal is binnen het bestuur de expertise om dit te beoordelen aanwezig of anders is inwinning van advies mogelijk. Of te wel: een bestuur met een mandaat moet ook niet over een nacht ijs gaan.

Hoe zit het met andere mandaten binnen een VvE?

In een VvE houdt het begrip ‘mandaat’ in dat de vergadering (dus alle eigenaren samen) het bestuur de bevoegdheid geeft om bepaalde handelingen uit te voeren zonder dat hiervoor telkens een nieuwe vergadering nodig is. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden of het aangaan van contracten. Voorwaarde is dat deze handelingen binnen de grenzen van de goedgekeurde begroting vallen en vooraf zijn goedgekeurd door de vergadering. Naast de hierboven geschetste situatie zijn er nog drie andere veel voorkomende mandaten binnen een VvE.

Mandaat onvoorziene uitgaven

Veel VvE’s kiezen ervoor om in het huishoudelijk reglement op te nemen tot welk bedrag het bestuur zelfstandig mag beslissen. Op deze manier heeft het bestuur wat meer flexibiliteit om actie te ondernemen, bijvoorbeeld bij kleine of spoedeisende werkzaamheden. Het is namelijk ontzettend tijdrovend en inefficiënt als het bestuur een vergadering moet organiseren voor het verhelpen van een stroomstoring in het trappenhuis of een voordeurslot dat niet meer functioneert. Het bestuur legt achteraf verantwoording af aan de leden over deze uitgaven.

Ga in het huishoudelijk reglement na wat de huidige hoogte van het bedrag is en of dit bedrag nog steeds voldoet. Mogelijk is 15 jaar geleden bij het opstellen van het huishoudelijk reglement een bedrag vastgesteld. Door de gestegen bouwkosten en inflatie is dat bedrag wellicht niet meer voldoende. Bespreek daarom op de vergadering voor welk actueel bedrag jullie het bestuur een mandaat geven.

Nu kan het natuurlijk voorkomen dat de calamiteit zodanig is dat dit het bedrag van het mandaat te boven gaat. Denk hierbij aan een grote lekkage waardoor een dak acuut vervangen moet worden. In de meeste (model)reglementen is bepaald dat het bestuur in geval van nood actie mag ondernemen. Een vergaderbesluit is dan niet nodig. Wel moet het bestuur achteraf verantwoording afleggen aan de vergadering. Deze bevoegdheid geldt alleen voor het opheffen van de calamiteit. Voor het herstel van het gebouw of een woning is wél een vergaderbesluit nodig.

Incassomandaat

En dan is er nog het incassomandaat. Afhankelijk van het modelsplitsingsreglement dat van toepassing is, heeft het bestuur een machtiging nodig van de vergadering voor het voeren van juridische procedures. Hieronder valt ook een traject om achterstallige ledenbijdrage te incasseren. Het is belangrijk om als VvE – bij voorkeur – jaarlijks op de vergadering het bestuur te machtigen om noodzakelijke incasso-maatregelen te nemen. Heeft de VvE een huishoudelijk reglement? Neem het incassomandaat dan hier in op. Dan zijn alle (nieuwe) leden hiervan op de hoogte.

Mandaat verduurzaming

We sluiten af met een actueel mandaat in het kader van verduurzaming. Stel je wilt samen met je buren een initiatief nemen binnen de VvE, bijvoorbeeld om het gebouw te verduurzamen. Deel tijdens de vergadering de ideeën die er leven en vraag de leden om een mandaat voor verder onderzoek voor jullie commissie verduurzaming. De uitkomst van het onderzoek deel je als commissie vervolgens met alle leden en jullie agenderen het voor een volgende vergadering.

Door mandaat te vragen betrek je de overige leden bij het onderwerp wat belangrijk is voor het creëren van  draagvlak. En jullie krijgen als commissie gelegenheid om een eigen idee te veranderen in een gezamenlijk plan. Het is zelfs mogelijk om een budget aan de vergadering te vragen. Laat hiermee  bijvoorbeeld een energiescan uitvoeren zodat duidelijk wordt welke kansen er voor jullie VvE zijn.

Conclusie, een mandaat geeft het bestuur of een commissie binnen de VvE de mogelijkheid om efficiënt te handelen binnen de afgesproken kaders. Stel het mandaat zorgvuldig vast zodat voor iedereen duidelijk is wat de afspraken zijn. Voorkom dat er een wildgroei aan mandateringen ontstaat en men door de bomen het bos niet meer ziet.

Meer weten? Lees verder op onze website over bestuur & beheer van de VvE.