Woon ik in een slapende VvE? Hoe kom ik daar achter? Beantwoord de onderstaande vragen:
- Is er jaarlijks een ledenvergadering?
- Is er een opstalverzekering?
- Wordt er gespaard voor toekomstig onderhoud?
- Heeft de VvE een eigen bankrekening?
- Is er een bestuur en is dat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?
Heb je één of meerdere vragen met nee beantwoord dan kan het zijn dat je in een slapende, inactieve of stille, VvE woont. Verschillende termen die aangeven dat de VvE niet goed (genoeg) functioneert. In de praktijk zien we vaak dat met name kleine VvE’s veel informeel regelen. De noodzakelijke dingen gebeuren, maar niet helemaal volgens de regels. Dit gaat vaak jaren goed, tot het op een dag toch helemaal fout loopt. Ruzies en conflicten liggen dan op de loer. Een slapende VvE kan voor allerlei problemen zorgen voor de huidige en toekomstige eigenaar/ bewoner. Dus het belangrijk dat deze wordt geactiveerd!
!WOON ontwikkelde een stappenplan voor de slapende VvE. Waar moet je allemaal aan denken als je je slapende VvE wilt wakker schudden?
Op onze website is veel informatie te vinden over het reilen en zeilen van een VvE, klik op de linkjes in de tekst en vind meer informatie.
- Zoek eerst alle stukken van de VvE bij elkaar, zoals de splitsingsakte, het splitsingsreglement, het huishoudelijke reglement (indien aanwezig) en stukken uit het verleden, zoals jaarverslagen, begrotingen, notulen, etc. Als het goed is heb je bij de koop van je appartement een (digitale) kopie van de splitsingsakte ontvangen. Heb je de splitsingsakte niet (meer) in je bezit? Dan kun je deze tegen een vergoeding opvragen bij het Kadaster.
- Misschien is jullie VvE in het verleden wel actief geweest en is er nog een, weliswaar niet actief, bestuur. Via de website van de Kamer van Koophandel kun je nazoeken of de VvE daar is ingeschreven. Je moet de exacte naam invoeren, die vind je terug in de splitsingsakte. Vind je de VvE, dan kun je voor een klein bedrag de inschrijving opvragen, de huidige bestuursleden moeten daarin vermeld staan.
- Inventariseer wat er binnen de VvE al wel geregeld is en welke afspraken er zijn gemaakt. Maak ook een overzicht van welke afspraken nog gemaakt moeten worden. Denk hierbij aan gezamenlijke kosten, sparen voor onderhoud (het reservefonds, is sinds 1 januari 2018 verplicht), onderhoudsplanning (het MJOP), de hoogte van de periodieke bijdrage, de verzekeringen, een bankrekening op naam van de VvE. Maar ook welke lopende contracten er zijn afgesloten. Denk hierbij aan de schoonmaak gemeenschappelijke ruimtes, periodieke controle van de gemeenschappelijke verwarmingsketel of de lift en de verzekering(en) van het gebouw.
- Schrijf een vergadering uit waarbij je alle eigenaren uitnodigt (zie voorbeelddocument 1 of 2 in het scherm hieronder). Bij de uitnodiging voeg je een agenda (voorbeelddocument 3) waarop alle punten staan waarover beslissingen genomen moeten worden. Stuur met de uitnodiging ook een machtigingsformulier (voorbeeld document 4) mee, zodat zo veel mogelijk stemmen tijdens de vergadering aanwezig c.q. vertegenwoordigd zijn.
- Vergader met je mede-eigenaren en loop alle onderwerpen van de agenda af. Inventariseer van te voren met welke meerderheid van stemmen bepaalde beslissingen genomen moeten worden. Tijdens de vergadering moet de presentielijst (voorbeeldformulier 5) ingevuld worden, zodat achteraf aangetoond kan worden dat rechtsgeldige besluiten zijn genomen.
- Maak notulen van de vergadering waarin per agendapunt wordt beschreven wat er is afgesproken.
- Ga aan de slag met de door de vergadering genomen besluiten.
Naast kleine zijn er ook grote VvE’s die niet optimaal functioneren. Er is bijvoorbeeld geen betrokkenheid van eigenaren, de vergaderingen worden slecht bezocht, er zijn weinig of geen commissies, het kost veel moeite om (nieuwe) bestuursleden te vinden. Dan is het belangrijk na te denken over hoe je leden kunt betrekken bij de VvE, want een VvE ben je samen! Als er in de (nabije) toekomst belangrijke beslissingen moeten worden genomen over bijvoorbeeld verduurzaming van het gebouw, plaatsen van zonnepanelen, elektrificeren van de parkeergarage en er is een actieve VvE met betrokken leden zal dit het besluitvormingsproces vereenvoudigen!
Artikel delen: