Bestuur & beheer

Iedere VvE hoort een bestuur te hebben. Het bestuur voert op grond van de wet, de splitsingsakte en/of een besluit van de vergadering taken en werkzaamheden uit. De VvE kan een externe beheerder aanstellen om  (een deel van de) taken en werkzaamheden van het bestuur over te nemen.

Er is geen wettelijke verplichting om het bestuur uit de leden van de VvE te vormen. Toch kan het voorkomen dat in het splitsingsreglement is opgenomen dat het bestuur uit de leden gevormd moet worden. Daar kan dan niet van worden afgeweken. Is een dergelijke verplichting niet in het splitsingsreglement opgenomen, dan staat het de VvE vrij ook anderen tot bestuurder te toe te laten, bijvoorbeeld huurders of een kennis van één van de eigenaren.

In de praktijk wordt bij grote VvE’s vaak gekozen om een externe beheerder aan te stellen. Het bestuur wordt dan door één of meer van de leden van de VvE gevormd, maar een beheerder wordt ingehuurd om (een deel van de) taken en werkzaamheden uit te voeren namens de VvE en namens het bestuur. Welke taken dit zijn, is afhankelijk van de overeenkomst die is gesloten tussen de VvE en de beheerder.

Bestuur

Iedere vereniging van eigenaren hoort een bestuur te hebben. In het splitsingsreglement (veelal een modelreglement) is opgenomen uit hoeveel personen het bestuur ‘moet’ bestaan. In ieder modelreglement gelden weer andere regels. Het uitgangspunt is dat het bestuur uit minstens 1 persoon bestaat.

In modelreglement 1973 en 1983 komt het begrip bestuur niet voor, maar zien we het begrip administrateur. Verwarrend, omdat met deze term niet iemand die de administratie doet wordt bedoeld. Administrateur is de oude benaming voor bestuur/bestuurder. Gelijktijdig met de invoering van het nieuwe burgerlijk wetboek in 1992 werd de term administrateur vervangen door bestuur. Tegenwoordig wordt de term administrateur niet meer gebruikt.

Welke rollen heeft het bestuur?

Bestaat het bestuur uit meerdere personen, dan schrijft het splitsingsreglement voor dat er verschillende rollen zijn; de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Alleen in het geval dat er meerdere bestuursleden zijn, kan de voorzitter van het bestuur tevens de voorzitter van de vergadering zijn.

Het komt nog wel eens voor dat iemand zichzelf ‘voorzitter van de VvE’ noemt. Deze benaming klopt niet. Iemand is of voorzitter van het bestuur en/of voorzitter van de vergadering. De VvE heeft geen voorzitter.

Taken en verplichtingen

De taken van het bestuur zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, in de splitsingsakte en het splitsingsreglement. De wettelijke verplichtingen, zoals het verschaffen van een opgave aan de notaris bij de verkoop van een appartementsrecht en het innen van een extra bijdrage als de vergadering hiertoe heeft besloten zijn voor alle bestuurders gelijk. Maar een hoop taken en verplichtingen vloeien voort uit het splitsingsreglement of zelfs het huishoudelijk reglement. Deze taken en verplichtingen kunnen dus per VvE verschillen. Het is goed om de splitsingsakte naast het modelreglement te lezen omdat er uitzonderingen op het modelreglement in de akte zouden kunnen staan.

De taken van het bestuur zijn onder te verdelen in algemene taken zoals het vastleggen van een register van alle gebruikers en eigenaren en taken die samenhangen met de financiën, onderhoud, overtredingen, verzekeringen, verhuur, vergadering en rechtzaken. Een aantal voorbeelden van taken zijn:

  • Financiën: Voor aanvang van ieder boekjaar maakt het bestuur een begroting en legt deze aan de vergadering voor. Na afloop van elk boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening en het jaarverslag. In de jaarvergadering legt het bestuur de jaarrekening ter vaststelling over aan de vergadering.
  • Onderhoud: Het bestuur beslist over het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken. Het bestuur kan echter geen onderhoudswerkzaamheden opdragen die niet op de vastgestelde begroting voorkomen, tenzij het daartoe vooraf door de vergadering is gemachtigd.
  • Overtredingen: Het bestuur kan een boete opleggen als de overtreder geen gevolg geeft aan een waarschuwing.
  • Verzekeringen: Het bestuur sluit een opstalverzekering en een WA-verzekering af door een door de vergadering aan te wijzen verzekeraar.
  • Verhuur: Het bestuur ontvangt een afgifte van een ondertekende verklaring van een appartementseigenaar en gebruiker omtrent de naleving van de, grofweg gezegd, regels van de VvE.
  • De vergadering: Het bestuur stuurt de uitnodiging voor de vergadering en is verplicht onderwerpen aangedragen door eigenaren te agenderen
  • Rechtzaken: Voor het starten van een rechtzaak of om als verweerder op te treden in een rechtzaak heeft het bestuur soms een machtiging nodig van de ALV.

Stappenplan voor het benoemen en ontslaan van het bestuur

Het bestuur wordt gekozen en ontslagen door de vergadering van eigenaren. Maar, hoe wordt het bestuur eigenlijk benoemd en misschien nog belangrijker, hoe kom je er weer vanaf? Het antwoord op deze vragen staat beschreven in onderstaand stappenplan.

Stap 1: De eerste stap is om na te kijken welke regels er in de VvE gelden voor het benoemen en het ontslaan van het bestuur. Hoeveel stemmen kan iedere eigenaar uitbrengen tijdens de vergadering en met welke stemverhouding moet het bestuur worden benoemd? Over het algemeen geldt dat het bestuur kan worden benoemd en ontslagen met een normale meerderheid van stemmen. Dit wordt ook wel de volstrekte meerderheid genoemd. Van de aanwezige stemmen moet ten minste de helft + 1 ‘voor’ zijn. Voor meer informatie over de stemverhoudingen kunt u kijken bij het kopje vergaderen.

Stap 2: Het bestuur is (in vrijwel alle splitsingsreglementen) de partij die de vergadering uitschrijft. Wordt het ene bestuur ontslagen en een nieuw bestuur benoemd, dan neemt het ‘oude’ bestuur deze taak op zich. Is er nog geen bestuur? Dan kunnen de leden (zijnde jij en/of jouw buren) zelf een vergadering uitschrijven. Ook als het bestaande bestuur niet wil overgaan tot het uitschrijven van een vergadering, heb je als eigenaar de mogelijkheid om dit alsnog zelf te doen. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen minimaal een verzoek moeten doen bij het bestuur om dit te realiseren. Het percentage of aantal verschilt per VvE.

Tussen het uitschrijven van de vergadering en de vergadering zelf moet vaak een minimaal aantal dagen zitten. Hoeveel dagen dit zijn, is afhankelijk van uw splitsingsreglement. Vaak geldt een termijn van 8 of 15 dagen. Met de uitnodiging voor de vergadering moet een agenda worden meegestuurd. Op deze agenda staat waarover gestemd en besloten moet worden door de leden; de benoeming en/of het ontslag van het bestuur.

Tip: Laat de beoogde bestuursleden zich in een brief voorstellen aan de eigenaren. Stuur deze brief mee met de agenda.

Stap 3: Nadat de agenda en uitnodiging zijn verstuurd en de juiste termijn in acht is genomen, is het tijd om te vergaderen. Op de vergadering hoort een presentielijst ingevuld te worden om vast te stellen dat het quorum is gehaald en er voldoende stemmen zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen. Het is dus belangrijk om te weten hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen tijdens een vergadering. Het aantal stemmen per eigenaar/appartementsrecht staat in de splitsingsakte.

Stap 4: Zijn er voldoende stemmen op de vergadering vertegenwoordigd dan kunnen er rechtsgeldige besluiten genomen worden. Voordat hiertoe kan worden overgegaan moet er een voorzitter van de vergadering worden benoemd. Deze voorzitter opent de vergadering en zit de vergadering voor. Ook moet er iemand worden aangewezen die een notulen maakt van de vergadering.

Stap 5: Het besluit is genomen; het bestuur is benoemd en/of ontslagen. Deze beslissing wordt in de notulen opgenomen en z.s.m. naar alle eigenaren gestuurd. Het nieuwe bestuur kan vervolgens direct aan de slag.

Zelf ontslag nemen?
Kan een bestuurder ook zelf ontslag nemen? Het antwoord op deze vraag is niet terug te vinden in de modelreglement of in de splitsingsakte. De Hoge Raad oordeelde jaren geleden al dat het mogelijk is om als bestuurslid zelf ontslag te nemen, bijvoorbeeld als je verhuist.

Bestuursaansprakelijkheidsverzekering

In Nederland is vrijwel alles te verzekeren. Als bestuurder van een VvE kan je je verzekeren tegen aansprakelijkheid. Wat de bestuursaansprakelijkheidsverzekering inhoudt, waartegen je je dan eigenlijk verzekert, leest u hieronder. Waar kan je op letten als je overweegt zo’n verzekering af te sluiten? En wat kost zo’n verzekering?

Het bestuur van de VvE voert besluiten van de ledenvergadering uit. Daarmee is het bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten. Het bestuur kan aansprakelijk worden gesteld in het geval schade ontstaat door een onbehoorlijke taakvervulling of als sprake is van een ernstig verwijt. Vaste jurisprudentie schrijft voor dat een beoordeling van de omstandigheden van het geval van belang zijn.

Hoe vaker het bestuur activiteiten uitvoert en hoe hoger de bedragen zijn waar het om gaat, des te interessanter het wordt om over een bestuursaansprakelijkheidsverzekering na te denken. Hierbij is van belang dat het hele bestuur aansprakelijk is, ook als schade ontstaat door het handelen van één van de bestuursleden. Bovendien kan de schade verhaald worden op het privé vermogen van elk van de bestuurders. Het maakt niet uit of de bestuurder betaald wordt of vrijwilliger is. Als er opzet in het spel is zal een verzekeraar niet uitkeren.

Om problemen te voorkomen is het belangrijk de taken van het bestuur, en de taakverdeling binnen het bestuur goed vast te leggen. Besluiten en opdrachten vanuit de vergadering moeten duidelijk zijn en goed vastgelegd worden.

Leden van de VvE kunnen het bestuur aansprakelijk stellen.
Bijvoorbeeld als het bestuur toestemming verleent aan leden voor het doen of laten van een bepaalde handeling, terwijl dit helemaal niet zou mogen of als het bestuur besluiten niet agendeert en direct opdracht verstrekt tot het vernieuwen van gemeenschappelijke delen. Ook is het mogelijk dat er iets niet goed gaat bij de uitvoering van een besluit. Bijvoorbeeld als een besluit niet, of te laat, of juist dubbel wordt uitgevoerd. Als daar schade uit ontstaat, kan het bestuur daarvoor aansprakelijk gesteld worden. Daarbij heeft de rechter altijd het laatste woord of er inderdaad sprake is van aansprakelijkheid voor schade. Ditzelfde geldt voor personen, bedrijven, of organisaties buiten de VvE. Ook zij kunnen het bestuur aansprakelijk stellen wanneer zij menen dat zij schade hebben geleden door het handelen van het bestuur. (Of het niet handelen, te laat handelen, etc. ).

Kosten verzekering
Vrijwel alle verzekeringsmaatschappijen bieden de bestuursaansprakelijkheidsverzekering aan. Soms ook bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering genoemd. De kosten van deze verzekering hangen samen met de hoogte van het verzekerd bedrag. Vaak loont het om alle verzekeringen bij dezelfde verzekeraar onder te brengen. Een verzekeringsadviseur kan daar meer over vertellen, maar het is ook mogelijk om zelf verschillende offertes via internet op te vragen. Deze offertes worden op uw situatie afgestemd.

Ter indicatie worden bedragen genoemd van bijna € 15 per maand bij een verzekerd bedrag van € 100.000 tot bijna € 40 per maand bij een verzekerd bedrag van € 1.000.000. Behalve de hoogte van de kosten en het verzekerd bedrag, zijn de polisvoorwaarden belangrijk om te vergelijken.

Stappenplan voor het benoemen en ontslaan van de beheerder

Het kan zomaar gebeuren: je bent ontevreden over de beheerder, omdat hij slecht bereikbaar is, geen inzicht in documentatie geeft of het technisch beheer niet goed wordt uitgevoerd. Hoe ontsla je de beheerder en hoe kies je een nieuwe? Hieronder tref je een stappenplan voor het ontslaan en het aanstellen van een nieuwe beheerder.

Opzeggen
Stap 1: De eerste stap is om de spreekwoordelijke neuzen dezelfde kant op te krijgen. Ben je de enige in de VvE die ontevreden is over de beheerder of delen de buren jouw mening? Het is verstandig om met je buren van gedachte te wisselen en te inventariseren of er voldoende animo is om formeel aan de slag te gaan met dit onderwerp.

Stap 2: Organiseer een vergadering om over dit onderwerp te stemmen. De vergadering wordt in beginsel uitgeschreven door het bestuur, maar soms is deze taak overgedragen aan een beheerder. Ook als het bestuur of de beheerder niet willen overgaan tot het uitschrijven van een vergadering, heb je als eigenaar de mogelijkheid om dit alsnog zelf te doen. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen minimaal een verzoek moeten doen bij het bestuur cq de beheerder om dit te realiseren. Het percentage of aantal verschilt per VvE.

Tussen het uitschrijven van de vergadering en de vergadering zelf moet vaak een minimaal aantal dagen zitten. Hoeveel dagen dit zijn, is afhankelijk van uw splitsingsreglement. Vaak geldt een termijn van 8 of 15 dagen. Met de uitnodiging voor de vergadering moet een agenda worden meegestuurd. Op deze agenda staat hetgeen waarover gestemd en besloten moet worden door de leden; het ontslag van de beheerder.

Stap 3: Nadat de agenda en uitnodiging zijn verstuurd en de juiste termijn in acht is genomen, is het tijd om te vergaderen. Op de vergadering hoort een presentielijst ingevuld te worden om vast te stellen dat het quorum is gehaald en er voldoende stemmen zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen. Het is belangrijk om te weten hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen tijdens een vergadering. Het aantal stemmen per eigenaar/appartementsrecht staat in de splitsingsakte. Het ontslag van het bestuur dient te geschieden met een volstrekte meerderheid van stemmen. Dit betekent dat van de aanwezige stemmen ten minste de helft + 1 ‘voor’ moet zijn.

Het quorum betekent dat ten minste de helft van de stemmen vertegenwoordigd moet zijn op de vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Lukt dit niet, dan moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven binnen twee tot zes weken. Op deze tweede vergadering geldt het quorum niet meer en kan de beheerder ontslagen worden ongeacht het aantal aanwezige stemmen. Natuurlijk moeten de aanwezige stemmen nog wél met de helft + 1 ‘voor’ het ontslag van de bestuurder stemmen. Bij nieuwe VvE’s (vanaf 2006) geldt dit quorum vaak niet. Controleer dus vooral welke regels voor jouw VvE van toepassing zijn!

Stap 4: Het besluit is genomen; de beheerder is ontslagen. Deze beslissing wordt in de notulen opgenomen en z.s.m. naar alle eigenaren gestuurd. Ook de beheerder dient hierover geïnformeerd te worden. In de beheerovereenkomst tussen de VvE en de beheerder is vaak opgenomen op welke wijze de overeenkomst kan worden opgezegd. Vaak moet ook nog een opzegtermijn in acht genomen worden. Moet de overeenkomst schriftelijk worden opgezegd, vraag dan het bestuur om deze brief te sturen.

Stap 5: Maak afspraken met de beheerder over de overdracht van het dossier. Kiest de VvE ervoor om direct een nieuwe beheerder aan te stellen of gaat de VvE de taken voortaan zelf uitvoeren? De keuze is bepalend voor de afspraak die gemaakt moet worden met de beheerder.

Aanstellen
De keuze voor een nieuwe beheerder is soms even belangrijk als de keuze om een beheerder te ontslaan. Kiest de VvE ervoor om het beheer voortaan zelf uit te voeren, dan doet de VvE er verstandig aan om het bestuur te uit te breiden (mits dit mogelijk is op basis van het splitsingsreglement) en/of commissies in te stellen om de werkzaamheden gelijkmatiger te verdelen.

Stap 1: Het kiezen van beheerder kan nogal wat voeten in de aarde hebben. Essentieel is om te weten welke taken en werkzaamheden de VvE wil uitbesteden. Gaat het alleen om het administratieve beheer of moet ook het technische beheer uitgevoerd worden? De vergadering bepaalt of een beheerder wordt aangesteld. Er is dus ook een besluit nodig van de vergadering van eigenaren om een beheerder aan te stellen.

Stap 2: Een VvE kan ervoor kiezen een commissie in te stellen die wordt belast met het zoeken naar een geschikte beheerder. De vergadering kan zo’n commissie instellen. De commissie vraagt vervolgens offertes op, voert gesprekken en selecteert geschikte kandidaten. Het is verstandig om minimaal 5 offertes op te vragen om een goede indruk te kunnen krijgen van het aanbod.

Doe goed onderzoek vooraf naar beheerders in uw regio. Kijk ook naar informatie van anderen en recensies op internet. Raadpleeg hiervoor ook de Kamer van Koophandel en onderzoek of ze gecertificeerd zijn. Neem de tijd om deze offertes te bestuderen en aarzel niet om door te vragen over de te leveren diensten. Hierdoor krijg je meteen een eerste indruk van de werkwijzen van de beheerder. Vragen kunnen onder andere ook gaan over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en verklaring omtrent gedrag (VOG), is de beheerder lid van een branchevereniging, etc. Deze lijst is onuitputtend.

Note: Het lezen van offertes is een vak apart. De goedkoopste beheerder is niet altijd de beste, maar de duurste hoeft dat ook niet te zijn. Belangrijk is dat het aanbod van de beheerder aansluit bij de vraag van de VvE.

Stap 3: Is er een geschikte kandidaat, dan dient de vergadering uiteindelijk de knoop door te hakken en te beslissen om een beheerder in te huren. Zorg ervoor dat de keuze unaniem is of beleg een vergadering om de keuze vast te stellen. Voor het aanstellen van een beheerder gelden dezelfde regels omtrent de vergadering als bij het ontslaan van een beheerder. Er dient een vergadering uitgeschreven te worden en een beslissing wordt genomen met een volstrekte meerderheid van stemmen.

Stap 4: De keuze is gemaakt en de beheerder is aangesteld. Zorg dat afspraken over de uitvoering van het werk in een beheerovereenkomst worden vastgelegd. Het is verstandig om in deze overeenkomst in ieder geval afspraken te maken over de volgende onderwerpen:
– de duur van de overeenkomst: voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd?
– de aard van de werkzaamheden: wat gaan de beheerder precies voor de VvE doen?
– de vergoeding: hoeveel moet de VvE betalen? En wordt dit bedrag verhoogd bij verlenging of door tijd?
– beëindigen van de overeenkomst en het opzegtermijn
– een geschillenregeling.
– aansprakelijkheid.

Taken van een beheerder

Een beheerder is een externe partij die in ruil voor geld taken en werkzaamheden van de VvE en het bestuur overneemt. De VvE kan kiezen welke taken worden overgedragen aan een beheerder. In de praktijk wordt het beheer opgedeeld in financieel beheer, administratief/organisatorisch beheer, technisch beheer en het bouwkundige beheer. De VvE kan ervoor kiezen om alle taken uit te besteden of slechts een deel van de taken over te dragen aan de beheerder.

Financieel beheer
Dit zijn taken en werkzaamheden die de beheerder voor de VvE verzorgt op het gebied van de financiën. Denk aan het opstellen van de begroting en de jaarrekening, maar ook aan het beheren van de bankrekening en het uitvoeren van goedgekeurde betalingen. De beheerder houdt toezicht op de ontvangsten van de maandelijkse bijdrage en zal aanmaningen sturen aan wanbetalers.

Administratief/organisatorisch beheer
Onder administratief/organisatorisch beheer valt het organiseren van de algemene ledenvergadering. Denk daarbij aan het versturen van de uitnodiging het opstellen van de agenda. Ook kan de afhandeling van verzekeringszaken onder het administratieve/organisatorische beheer vallen. En natuurlijk het bijhouden van de administratie, zoals het archiveren van stukken van de vereniging en het monitoren van lopende contracten.

Technisch beheer
Hiermee wordt veelal het dagelijkse technische beheer bedoeld. Het opstellen van een MJOP valt vaak niet onder het technische beheer, maar onder het bouwkundige beheer. Waar u bij technisch beheer aan kunt denken zijn het aannemen van meldingen over onderhoudsgebreken en zorgdragen voor het verstrekken van opdrachten voor herstel. Een beheerder is, net als het bestuur, alleen bevoegd om een vooraf goedgekeurde werkzaamheden uit te voeren of te handelen tot een maximum bedrag (vastgesteld door de vergadering of opgenomen in de splitsingsakte).

Bouwkundig beheer
De belangrijkste taak bij het bouwkundige beheer is het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning met bijbehorende begroting. Ook zal de beheerder toezien op de uitvoering van deze werkzaamheden.

!WOON