Wijzigen splitsingsakte

Splitsingsakte wijzigen

In een VvE kan behoefte zijn om de splitsingsakte te wijzigen, bijvoorbeeld omdat de feitelijke situatie is veranderd of gaat veranderen. Het veranderen van de splitsingsakte is een belangrijke beslissing en gaat in de praktijk niet over één dag ijs.

De splitsingsakte bevat regels, afspraken en voorschriften die gelden voor alle leden van de VvE. Onderdeel van de splitsingsakte is het splitsingsreglement, waar o.a. in is opgenomen welke delen van het pand gemeenschappelijk zijn, op welke manier vergaderd moet worden en welke bevoegdheden het bestuur heeft. Kortom: het is een belangrijk document en bevat de regels van de VvE. De splitsingsakte is, in opdracht van de uitponder, opgesteld door de notaris. Een wijziging van de akte moet ook door de notaris gescheiden.

In artikel 5:139 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek is opgenomen dat de splitsingsakte (‘akte van splitsing’) kan worden gewijzigd met medewerking van alle eigenaren. Deze strenge regel laat zien dat de splitsingsakte een belangrijk document is. Een wijziging kan niet zomaar plaatsvinden; het moet een weloverwogen beslissing zijn van de leden. In 2005 is een uitzondering op de unanimiteit van stemmen  gemaakt. Sindsdien staat in lid 2 van artikel 139 van het Burgerlijk Wetboek dat een wijziging ook kan plaatsvinden als ten minste 80% van de stemmen hiertoe beslist én het bestuur zijn medewerking verleent. Deze uitzondering is in het leven geroepen als hulpmiddel als een VvE kampt met een eigenaar die weigert om medewerking te verlenen aan een wijziging. Een belangrijke kanttekening is dat de versoepelde stemverhouding niet geldt als er in de splitsingsakte een hoger percentage staat. De splitsingsakte prevaleert in dit geval boven de wet.

Hypotheekbank akkoord?

Naast de eigenaren moeten ook de hypotheekbanken akkoord gaan met de wijziging van de splitsingsakte. Dit is terug te vinden in artikel 5:139 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin staat dat alle beperkt gerechtigden (zoals de hypotheekbank) moeten instemmen met de wijziging.

De notaris zal, nadat hij is benaderd door de VvE voor de wijziging van de akte, contact zoeken met de hypotheekbanken. De instemming van de hypotheekbanken is noodzakelijk omdat het appartementsrecht het onderpand is voor de hypotheek. De hypotheekbank wil voorkomen dat door een nadelige wijziging de waarde van het onderpand daalt.

Stappenplan

Een wijziging van de splitsingsakte heeft nogal wat voeten in de aarde. Vanwege het ingrijpende karakter moet een besluit goed voorbereid worden. Is modelreglement 2006 van toepassing in uw VvE? Dan staat in artikel 60 een regeling die gevolgd moet worden bij een wijziging van de akte. In oudere modelreglementen ontbreekt een dergelijke regeling.

  1. Voorbereiding
    Een wijziging van de akte komt niet uit de lucht vallen. Er is een aanleiding; er moeten zaken geregeld worden die nu niet goed in de akte staan of er is behoefte om een regeling te herzien. Het is belangrijk om met uw buren in gesprek te blijven over de wijziging van de akte. Uiteindelijk heeft u alle buren, of ten minste 80% van de stemmen, nodig om een rechtsgeldig besluit te nemen.
  2. Voorbereidingsbesluit
    Laat het onderwerp op de agenda van een vergadering terugkomen. Op deze vergadering hoeft nog geen formeel besluit genomen te worden, maar kan gestart worden met de voorbereiding van de wijziging. Het is belangrijk om met elkaar zo goed mogelijk te verwoorden wat er gewijzigd moet worden. Het bestuur kan vervolgens een concept tekst (laten) opstellen waarin de wijziging is verwerkt. Deze concept tekst moet uiteindelijk tijdens een opvolgende vergadering door de leden worden goedgekeurd. Vaak wordt op dit moment al contact gezocht met een notaris. De notaris zal uiteindelijk, als het besluit wordt aangenomen door de vergadering, de akte opstellen en inschrijven in de openbare registers (kadaster). Een notaris kan ook helpen bij het opstellen van een concept tekst.
  3. Vergadering
    En dan moet er door de vergadering besloten worden over de wijziging van de akte. Controleer vooraf met welke stemverhouding het besluit genomen moet worden; unanimiteit van stemmen, 80% + medewerking bestuur of een andere stemverhouding zoals opgenomen in het splitsingsreglement. De vergadering moet volgens de regels uit het splitsingsreglement worden uitgeschreven. De concept tekst moet, vanzelfsprekend, vooraf aan alle leden worden gestuurd.
    Wordt de wijziging aangenomen, dan doet de VvE er verstandig aan om drie maanden te wachten. Iedere eigenaar die niet met de wijziging heeft ingestemd, kan op grond van artikel 5:120b lid 2 van het Burgerlijk Wetboek vernietiging van het besluit tot een wijziging van de splitsingsakte vorderen. Dit gebeurt via een dagvaardingsprocedure bij de rechtbank. Deze procedure moet binnen 3 maanden nadat het besluit is genomen aanhangig worden gemaakt. Gebeurt dit niet, dan is het besluit onherroepelijk.
  4. Notaris
    De volgende stap is om in contact te treden met de notaris voor de wijzing van de akte. De notaris moet vaststellen dat het besluit tot wijziging van de akte rechtsgeldig is genomen en onherroepelijk is. Vervolgens moet toestemming worden verkregen van de beperkt gerechtigden (o.a. de hypotheekbank). Alle beperkt gerechtigden moeten akkoord gaan met de wijziging van de akte en dit kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen.
    De notaris schrijft de akte uiteindelijk in bij de openbare registers (kadaster). Daar is de akte tegen betaling in te zien. Vanaf dat moment is de nieuwe akte van toepassing en gelden de regels, voorschriften en afspraken voor alle (toekomstige) eigenaren.

Vervangende machtiging

Heel soms komt het voordat een eigenaar of een beperkt gerechtigde  zich niet verklaart of zonder redelijke grond medewerking weigert aan een wijziging. In zo’n geval kan een vervangende machtiging worden verzocht aan de kantonrechter. Dit gebeurt via een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank.

Een verzoek voor een vervangende machtiging kan slechts worden ingediend door één of meer eigenaren die ten minste 50% van de stemmen vertegenwoordigen. Het verzoek kan niet ingediend worden door de VvE, de eigenaren moeten dit zelf doen.

!WOON