Financiën

Financiën

Alle eigenaren samen betalen de kosten die door de VvE worden gemaakt. Een belangrijke kostenpost is het onderhoud van het gebouw. Welke kosten door alle eigenaren samen betaald moeten worden is opgenomen in de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Daarnaast dient de VvE een begroting op te stellen en een jaarrekening te maken.

Het uitgangspunt is dat de verdeelsleutel voor de gemeenschappelijke kosten gelijk is. Zijn er vier appartementsrechten, dan bezit iedere eigenaar 1/4de van de gemeenschappelijke delen en zaken en draagt hij ook voor 1/4de deel bij in de gemeenschappelijke kosten. Deze verdeelsleutel wordt breukdeel genoemd. In de splitsingsakte is dit breukdeel terug te vinden. Soms komt het voor dat er een afwijkende verdeelsleutel is afgesproken, bijvoorbeeld als het ene appartement veel groter is dan het andere. De verdeelsleutel in iedere VvE kan anders zijn. Het is daarom onmogelijk om zonder inzage in de splitsingsakte te vertellen welk percentage een eigenaar moet betalen van de gemeenschappelijke kosten.

In de splitsingsakte kan tevens een afwijkende verdeelsleutel zijn opgenomen voor bepaalde (onderhouds)kosten. Zo kan de eigenaar van de begane grond worden uitgesloten van de kosten die samenhangen met het onderhoud van de balkons of het trappenhuis. Of kan zijn afgesproken dat het onderhoud van het trappenhuis voor rekening komt van de eigenaren die gebruik maken van het trappenhuis.

VvE-bijdrage

De vergadering  stelt jaarlijks de begroting vast en daaruit volgt de betalingsverplichting per eigenaar. Het bedrag dat je als eigenaar maandelijks betaalt, wordt de VvE-bijdrage genoemd. De hoogte van dit bedrag is afhankelijk van de verwachte uitgaven in het komende jaar.

De VvE-bijdrage bestaat uit de volgende kosten:

  • onderhoud en/of het gebruik van de gemeenschappelijke gedeelten of zaken;
  • noodzakelijke herstelwerkzaamheden van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken;
  • kosten van de vereniging (bijvoorbeeld zaalhuur voor de vergadering);
  • premies van verzekeringen, en;
  • overige schulden en kosten, gemaakt in het belang van de gezamenlijke eigenaren.

Als er sprake is van een gemeenschappelijke installatie voor verwarming of een collectieve meter voor water, dan worden deze kosten ook via de VvE-bijdrage voldaan.

Alle eigenaren betalen mee aan de gemeenschappelijke kosten op basis van het breukdeel. Ook als een eigenaar geen gebruik maakt van een gemeenschappelijke deel/zaak dient hij op basis van het breukdeel daaraan mee te betalen, tenzij de splitsingsakte anders bepaalt. De bijdrage die je maandelijks betaalt is een voorschot. De hoogte is afhankelijk van de begroting.

Éénmalige bijdrage
Soms komt het voor dat de VvE niet voldoende heeft gespaard om (onverwachte) uitgaven te betalen en is een éénmalige bijdrage van de leden vereist. Een dergelijk besluit wordt genomen te worden door de vergadering met een gekwalificeerde meerderheid.

Begroting

Ieder boekjaar (meestal een kalenderjaar, maar dat hoeft niet) stelt het bestuur een begroting op. In deze begroting is vastgelegd welke verwachte uitgaven in het verschiet liggen en welke inkomsten nodig zijn om deze kosten te kunnen betalen. In de begroting moeten in principe de volgende posten zijn opgenomen:

  • Schulden en kosten
  • Spaarpot voor toekomstig onderhoud (reservefonds)
  • Baten die aan de vereniging toekomen, zoals rente

Deze begroting wordt voor aanvang van of tijdens het betreffende boekjaar aan de vergadering voorgelegd. De vergadering stelt de begroting vervolgens vast. Gelijktijdig wordt de maandelijkse VvE-bijdrage per lid vastgesteld op basis van de breukdelen. De bijdrage moet vervolgens per maand, voor de eerste van de betreffende maand, worden voldaan.

Jaarrekening

De jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur of, indien aanwezig, de beheerder en vervolgens vastgesteld door de vergadering van eigenaren. Op basis van deze jaarrekening wordt de definitieve bijdrage van de leden bepaald. De jaarrekening bestaat uit drie stukken; de exploitatierekening, de balans en een toelichting. Sommige VvE’s moeten alleen een exploitatierekening hebben, andere moeten alle drie de onderdelen jaarlijks opstellen.

Exploitatierekening
De exploitatierekening geeft de inkomsten (baten) en uitgaven (lasten) in een boekjaar aan. Er wordt inzichtelijk gemaakt welke uitgaven zijn gedaan en of dit overeenstemt met de begroting. De exploitatierekening legt het bestuur ter vaststelling voor aan de vergadering. De vergadering stelt vervolgens deze jaarrekening en daarmee de definitieve bijdrage van alle leden vast. De vergadering kan vervolgens ‘decharge’ verlenen aan het bestuur waarmee het bestuur wordt ontslagen van verantwoordelijkheid voor hetgeen uit de jaarrekening blijkt.                                             

Is er een tekort, dan dient dit bedrag vaak binnen een maand door de leden te worden aangezuiverd. Dit betekent dat iedere eigenaar één maand de tijd heeft om zijn aandeel (breukdeel) van het tekort aan te vullen. Is er een overschot, dan bepaalt de vergadering wat er met dit geld gebeurt; het overschot wordt op basis van het breukdeel aan de individuele eigenaren terug betaald of het geld wordt toegevoegd aan het reservefonds.

Balans
De balans is een momentopname, waarin de bezittingen (activa, debet) tegen de schulden (passiva, credit) worden afgezet. Een belangrijk component van dit financiële stuk is dat de omvang van het reservefonds hieruit blijkt. Deze spaarpot voor toekomstig onderhoud is belangrijk en iedere eigenaar betaalt hieraan mee.

Het spaargeld dat iedere eigenaar in dit reservefonds heeft zitten hoort meegenomen te worden bij de aangifte van de inkomstenbelasting. Alleen jouw aandeel in dit reservefonds (breukdeel) hoor je op te tellen bij je vermogen (box 3).

Net als bij de exploitatierekening stelt het bestuur de balans op en legt dit voor aan de vergadering. De vergadering stelt vervolgens de balans vast.

Toelichting
De toelichting geeft een schriftelijke uitleg over het de gang van zaken in de vereniging. Daarnaast verantwoord het bestuur het gevoerde beleid, bijvoorbeeld over incassso’s en onderhoud.

Controle van de jaarrekening

De VvE heeft drie manieren om de jaarrekening cq exploitatierekening te laten controleren:

  • Een verklaring van de Raad van Commissarissen (Modelreglement 2006)
  • Een verklaring van een Register Accountant
  • Een advies van de kascommissie

In de praktijk wordt veelal gekozen voor de kascommissie. De kascommissie bestaat uit twee leden die het financiële beheer van de VvE (incl. het beleid van de VvE/bestuur) onderzoeken. De kascommissie adviseert vervolgens de vergadering of de jaarrekening klopt. Daarnaast kan de kascommissie adviezen uitbrengen met betrekking tot de financiën, bijvoorbeeld of er voldoende geld in het reservefonds aanwezig is.

De kascommissie wordt benoemd door de vergadering en bestaat uit twee leden. Deze leden mogen geen onderdeel uitmaken van het bestuur. De kascommissie dient op verzoek inzage te krijgen in de administratie. Naar aanleiding van dit onderzoek brengt de kascommissie verslag uit aan de vergadering.

Wanbetalers

De VvE-bijdrage dient per vooruitbetaling maandelijks te worden betaald. Betaalt iemand zijn maandelijkse VvE-bijdrage niet, dan kan de VvE een vordering uit handen geven. Deze taak rust bij het bestuur. Soms heeft het bestuur op grond van het splitsingsreglement de bevoegdheid een vordering zonder toestemming van de vergadering uit handen te geven aan een incassobureau. Is deze toestemming er niet, dan moet de vergadering deze toestemming geven. Het is verstandig om dit onderwerp jaarlijks op de agenda te zetten en het bestuur te machtigen om incassotrajecten te starten bij wanbetalers. Zo wordt er een duidelijk signaal afgegeven aan de bewoners én is het bestuurd gemachtigd om direct actie te ondernemen.

Na verloop van 6 maanden, geteld vanaf het moment dat de bijdrage definitief is vastgesteld, wordt de schuld van wanbetaler omgeslagen over de andere eigenaren. Zij moeten dus extra betalen, om de schuld van de wanbetaler te voldoen. Deze omslag vindt plaats op basis van het breukdeel. Deze regeling laat onverlet de maatregelen die door de VvE tegen de wanbetaler kunnen en moeten worden ondernomen.

Boete
Vaak is er in het splitsingsreglement opgenomen dat de VvE een boete kan opleggen aan wanbetalers. In de splitsingsreglement is vastgelegd wat de hoogte van deze boete is.

Geld lenen door een VVE

Op 1 januari 2018 treedt een wetswijziging in werking waardoor VvE’s verplicht moeten sparen voor toekomstig onderhoud (reservefonds) én de mogelijkheid krijgen om geld te lenen. Hier leest u wat er gaat veranderen en hoe u zich daar op kunt voorbereiden.

Al jaren wordt er gediscussieerd of het mogelijk is om met de huidige regelgeving als VvE een lening af te sluiten. De meningen lopen sterk uiteen. Waar wel alle juristen het over eens zijn, is dat er allerlei risico’s aan kleven. Je kunt namelijk hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de gehele geldlening én je schuld is niet overdraagbaar bij verkoop van je appartement. In de nieuwe wet is dit verleden tijd. Een geldlening blijft natuurlijk altijd een risico, maar straks ben je in beginsel niet meer hoofdelijk aansprakelijk én kan de schuld worden overgedragen aan een nieuwe eigenaar. Dit betekent dat je alleen verantwoordelijk bent voor jouw deel van de schuld (gekoppeld aan het breukdeel van het appartementsrecht) en dit deel ‘meeverkocht’ wordt aan een nieuwe eigenaar.

Een voorwaarde om jouw deel van de schuld over te dragen aan een nieuwe eigenaar is dat deze eigenaar geïnformeerd wordt. Nog belangrijker is dat de schuld bekend is bij de notaris op het moment van overdracht van het appartement. De notaris  vraagt bij verkoop aan het bestuur van de VvE een verklaring omtrent de financiën. In deze verklaring staat het aandeel in het reservefonds en welke openstaande schulden er zijn. Deze openstaande schulden hebben betrekking op achterstallige betalingen van de maandelijkse VvE-bijdrage. Straks moet ook de geldlening opgenomen worden in deze verklaring.

De wetswijziging heeft geen gevolgen voor lopende geldleningsovereenkomsten. Die blijven onder de huidige voorwaarden van kracht.

VVEBelang
In samenwerking met Collin Crowdfund NV heeft VVEBelang een nieuw initiatief ontwikkeld voor VvE’s. VvE’s met veel financiële reserves kunnen geld lenen aan VvE’s met financiële problemen. Dit levert rendement op het spaargeld voor VvE’s met reserves, maar is tegelijktijd een kans voor arme VvE’s om te investeren in onderhoud. Voor meer informatie kunt u kijken op de website van VVEBelang.

!WOON