De VvE kent verschillende soorten besluiten, afhankelijk van het onderwerp waarover gestemd wordt. Verreweg de meeste besluiten worden genomen met een normale meerderheid van stemmen; de volstrekte meerderheid. Bij bijzondere besluiten of besluiten over veel geld worden genomen met een gekwalificeerde meerderheid. Afhankelijk van het (model)splitsingsreglement en het soort besluit kan er sprake zijn van een minimale opkomst op de vergadering, het quorum.

Volstrekte meerderheid van stemmen

De volstrekte meerderheid van stemmen wordt het meest gebruikt. Deze stemverhouding geldt voor reguliere besluiten zoals het benoemen van het bestuur, het goedkeuren van de begroting en het vaststellen van de jaarrekening. De meerderheid van de aanwezige stemmen bepaalt. In de volksmond wordt dit ook wel ‘de helft + 1’ genoemd.

Quorum: Modelreglement 1973, 1983 en 1992

Bij een volstrekte meerderheid geldt een quorum van 50% van de stemmen. Oftewel; minimaal de helft van de stemmen moet aanwezig zijn, fysiek of via een volmacht, om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Is minder dan de helft van de stemmen aanwezig, dan gaat de vergadering niet door. Het bestuur organiseert een tweede vergadering. De tweede vergadering vindt niet vroeger dan 2 weken en niet later dan 6 weken na de eerste vergadering plaats. Op deze tweede vergadering geldt geen quorum meer en kunnen besluiten genomen worden, ook als er onvoldoende stemmen vertegenwoordigd zijn.

Is modelreglement 1992 van toepassing? Dan geldt het quorum niet bij:

• Besluiten die betrekking hebben tot posten die in de begroting staan, mits de posten niet met meer dan 10% worden overschreden.
• Besluiten die betrekking hebben tot uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd.

Geen quorum: Modelreglement 2006 en 2017

Als modelreglement 2006 of 2017 van toepassing is, geldt het quorum niet. Op de (eerste) vergadering beslissen de aanwezige stemmen, ook als er minder dan 50% stemmen aanwezig zijn.

Samenvatting

• Quorum: 50% bij MR73, MR83 en MR92
• Meerderheid: de helft + 1 van de aanwezige stemmen

Let op: De bovengenoemde stemverhoudingen zijn opgenomen in de modelreglementen. Hiervan mag in de splitsingsakte worden afgeweken. De splitsingsakte is leidend, niet het modelreglement.

Naast besluiten met een volstrekte meerderheid van stemmen, kan de VvE ook besluiten nemen met een gekwalificeerder meerderheid van stemmen. Bij een gekwalificeerder meerderheid van stemmen geldt een minimale opkomst op de vergadering, het quorum.

Gekwalificeerde meerderheid van stemmen

Deze stemverhouding is strikter dan bij de volstrekte meerderheid van stemmen en geldt voor zwaardere besluiten. Bijvoorbeeld om het huishoudelijk reglement te wijzigen, verduurzamen van het gebouw of het ontzeggen van het gebruik door één van de eigenaren. De vergadering beslist met een ruimte meerderheid. Van de aanwezige stemmen moet minimaal 2/3^de meerderheid of 3/4^de instemmen, afhankelijk van het reglement dat van toepassing is.

Quorum

Bij alle modelreglementen geldt het quorum voor besluiten met een gekwalificeerde meerderheid. Minimaal 2/3de van de stemmen moet, fysiek of via volmacht, op de vergadering aanwezig zijn. Zijn er niet genoeg stemmen aanwezig, dan wordt de vergadering uitgesteld. Het bestuur organiseert een tweede vergadering. De tweede vergadering vindt niet vroeger dan 2 weken en niet later dan 6 weken na de eerste vergadering plaats. Op deze tweede vergadering geldt geen quorum meer en kunnen besluiten genomen worden, ook als er onvoldoende stemmen vertegenwoordigd zijn.

Samenvatting

• Quorum: 2/3^de van de stemmen
• Meerderheid: 2/3^de of 3/4^de van de aanwezige stemmen

Let op: De bovengenoemde stemverhoudingen zijn opgenomen in de modelreglementen. Hiervan mag in de splitsingsakte worden afgeweken. De splitsingsakte is leidend, niet het modelreglement.

Een VvE beslist over geld, onderhoud en vernieuwing tijdens de vergadering van eigenaren. Iedere eigenaar kan stemmen op de vergadering. Het aantal stemmen dat jij kunt uitbrengen, is gekoppeld aan jouw appartementsrecht. Dit staat in het splitsingsreglement. Meestal is het aantal stemmen gebaseerd op een gelijke verdeling. Bijvoorbeeld iedere eigenaar 1 stem. Het komt ook voor dat de stemmen zijn gekoppeld aan de grootte van de woning. Een eigenaar met een grote woning heeft dan meer stemmen dan een eigenaar met een kleine woning. Vaak betaalt deze eigenaar ook een hogere bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten.

Het aantal stemmen is in principe niet gekoppeld aan het breukdeel (dat bepaalt hoeveel iedere eigenaar moet meebetalen aan de gemeenschappelijke kosten). Het kan dus voorkomen dat een eigenaar meer moet betalen dan zijn buren, maar evenveel stemmen heeft.

Gedeeld eigendom

Behoort een appartementsrecht toe aan twee personen, bijvoorbeeld aan echtgenoten, dan kan slechts één eigenaar stemmen. Mochten de eigenaren niet tot overeenstemming kunnen komen wie het stemrecht mag uitoefenen, dan kunnen zij een derde aanwijzen om namens hen te stemmen.

Het bestuur organiseert minimaal 1 keer per jaar een vergadering. Alle eigenaren worden uitgenodigd. Bij de uitnodiging zit ook de agenda.

Uitnodiging: termijnen

Tussen het bijeenroepen en de vergadering moeten 8 of 15 ‘vrije’ dagen zitten. Welke termijn voor jouw VvE geldt, staat in het (model)splitsingsreglement. ‘Vrije’ dagen betekent dat de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Verstuurt het bestuur de uitnodiging op 1 april, dan mag de vergadering niet eerder dan 10 april (8 vrije dagen) of 17 april (15 vrije dagen) plaatsvinden.

Agenda

Het bestuur maakt de agenda. Op de agenda staat welke onderwerpen tijdens de vergadering besproken worden én waarover de vergadering beslissingen moet nemen. Het is verstandig als het bestuur per onderwerp aangeeft wat het doel is; ter informatie, ter bespreking of ter beslissing. Handig als je iemand machtigt om namens jou te stemmen!

Vaak bepaalt het splitsingsreglement dat iedere eigenaar bevoegd is om tot uiterlijk 7 dagen voor de vergadering onderwerpen op de agenda te plaatsen. Geef dan ook aan wat het doel van jouw onderwerp is.

Als het bestuur geen vergadering organiseert, dan mogen de leden dit zelf doen. Dit staat in het splitsingsreglement van de VvE. In de meeste splitsingsreglementen staat dat op verzoek van 10% van de stemmen het bestuur een vergadering moet organiseren. Wordt aan dit verzoek niet voldaan, dan mag de eigenaar/mogen de eigenaren zelf een vergadering uitschrijven. Controleer altijd welke specifieke regels in jouw VvE gelden.

Voor veel VvE’s is digitaal vergaderen nu nog niet mogelijk. Dat mag alleen als dit duidelijk in het splitsingsreglement staat. Bij veel VvE’s is dat niet zo. Er is een nieuwe wet(opens in new tab) aangenomen. Door deze wet mogen straks alle VvE's digitaal vergaderen. Het is alleen nog niet bekend wanneer de nieuwe wet ingaat.

Na ingang van de nieuwe wet krijgt de digitale en hybride vergadering van eigenaren een wettelijke grondslag. Het is straks niet verplicht om digitaal te vergaderen. Jullie kunnen afspreken om fysiek te blijven vergaderen of alleen in bijzondere gevallen digitaal te vergaderen. Bijvoorbeeld bij urgente besluiten die niet kunnen wachten tot de volgende vergadering.

Hoe jullie als VvE vergaderen spreken jullie met elkaar af. Bij voorkeur leggen jullie deze afspraken schriftelijk vast. Zo hebben de eigenaren én het bestuur duidelijkheid wanneer en onder welke voorwaarden jullie digitaal vergaderen. De inhoud van deze afspraken bepalen jullie zelf en is vormvrij.

De overheid stelt eisen aan een digitale vergadering:

• Iedereen moet gelijkwaardig, met beeld en geluid kunnen deelnemen en het woord kunnen voeren. Alsof zij in dezelfde ruimte aanwezig zijn. Denk hierbij ook aan de digitale vaardigheid van de leden;
• De leden (of gemachtigden) moeten kunnen worden geïdentificeerd;
• Er moet een digitale stemprocedure zijn;
• De vergadering moet vooraf akkoord gaan met de optie om digitaal te vergaderen.

Het is belangrijk om je als VvE de vraag te stellen of digitaal vergaderen voor jullie VvE de gewenste vorm is. Zijn fysieke vergaderingen niet juist noodzakelijk of wenselijk? Het wetsvoorstel geeft hier bewust geen eenduidig antwoord op. De keuze ligt bij de VvE zelf.

Het besluit om wel of niet (of alleen is sommige gevallen) digitaal te vergaderen neemt de vergadering. Ter voorbereiding kun je je als VvE de volgende vragen stellen:

• Hoe groot is onze VvE? Voor kleine VvE’s, tot ongeveer 10 leden, zal het eenvoudiger zijn om digitaal te vergaderen dan voor grote VvE’s. Bij grote VvE’s is het immers moeilijker om interactie tijdens een digitale vergadering te realiseren.
• Hoe digitaal vaardig zijn onze leden, kan iedereen meedoen?
• Maken we onderscheid tussen de soort vergadering? Denk bijvoorbeeld aan een digitale vergadering met alleen hamerstukken, een digitale vergadering over urgente kwesties en fysieke vergadering over belangrijke onderwerpen.
• Maken we hybride vergaderen mogelijk? Zijn er dan faciliteiten beschikbaar voor volwaardige deelname van iedereen?
• Hebben we de mogelijkheid om digitaal te stemmen? Digitaal vergaderen betekent ook online stemmen en dat moet aan bepaalde voorwaarden voldoen.
• Wat doet alleen digitaal vergaderen met de samenhang binnen onze VvE? Vaak is de vergadering ook een sociaal moment waar men elkaar ontmoet, nog even nagepraat wordt en ideeën ontstaan.

Lukt het niet om zelf naar de vergadering te gaan? Dan mag je iemand machtigen om namens jou op de vergadering te stemmen. Soms staan er in het splitsingsreglement aanvullende regels over de machtiging, bijvoorbeeld dat het bestuur niet als gemachtigde mag optreden.

Iedere eigenaar heeft recht op toegang tot de vergadering. Ook als een eigenaar een machtiging heeft afgegeven, mag hij nog steeds de vergadering bijwonen. Bijvoorbeeld als een eigenaar zich door een advocaat laat bijstaan. Hij en de advocaat (die met een machtiging het stemrecht kan uitoefenen) hebben dan toegang.

Meestal ontvang je bij de uitnodiging voor de vergadering ook het machtigingsformulier. Is dat niet het geval vraag ernaar bij het bestuur of de beheerder. Onder het kopje voorbeelden vind je ook een volmacht die je hiervoor kunt gebruiken.

Het is mogelijk om je als eigenaar te onthouden van stemmen. Blanco stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend en zullen niet meetellen. Deze stemmen tellen wel mee voor het bepalen van het quorum.

De vergadering mag ook schriftelijk stemmen, maar dan gelden er strengere regels. Alle eigenaren moeten dan akkoord gaan met het besluit. Vooral bij kleine VvE’s kan schriftelijk stemmen uitkomst bieden om snel te kunnen handelen.

Van de vergadering worden notulen gemaakt. Vaak wordt er bij de notulen een actielijst opgenomen zodat men in één oogopslag ziet welke acties er openstaan en wie daar voor verantwoordelijk is.

De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, maar eerder al naar de leden toegestuurd. Het komt voor dat in het splitsingsreglement een termijn is opgenomen voor het versturen van de notulen, bijvoorbeeld binnen twee weken na de vergadering.

Nadat de notulen zijn vastgesteld worden deze door de voorzitter van de vergadering en vaak ook door het bestuur (afhankelijk van wat er in het splitsingsreglement staat) ondertekend.

Iedere eigenaar heeft de mogelijkheid om de rechter te verzoeken een besluit van de vergadering te vernietigen. Dit verzoek moet binnen één maand worden gedaan nadat de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen. In de praktijk betekent dit, enkele uitzonderingen daargelaten, dat je binnen een maand na de vergadering een verzoek indient bij de rechtbank.

Het vernietigen van een besluit gebeurt via een verzoekschriftprocedure. Het is dus niet nodig om een dagvaarding uit te brengen of een advocaat in de arm te nemen. De verzoeker, alle andere stemgerechtigden (zijnde de eigenaren) en de vereniging van eigenaren worden bij naam opgeroepen om op het verzoek te worden gehoord. Meer informatie over de verzoekschriftprocedure vind je hier.

Een eigenaar doet er verstandig aan om niet alleen het verzoek te vernietigen, maar gelijktijdig een vervangende machtiging aan de rechter te vragen. Want als het besluit vernietigt is, is er nog niet direct een ander besluit genomen. Er is geen zekerheid dat de eigenaren bij een volgende vergadering anders zullen beslissen en daarom kan de eigenaar de rechter verzoeken een vervangende machtiging af te geven.

Tegen een vonnis van de rechtbank is hoger beroep mogelijk binnen een maand na dagtekening van de eindbeschikking.

Als een gebouw bestaat uit een hoofd- en onderVvE, dan zijn er twee mogelijkheden om de stemmen uit de ondersplitsing uit te brengen in de vergadering van de hoofdsplitsing.

• Evenredige vertegenwoordiging: De stemmen uit de ondersplitsing worden naar evenredigheid in de hoofdvergadering uitgebracht.
  Voorbeeld: Een onder-VvE kan 10 stemmen uit te brengen in de vergadering van de hoofd-VvE. 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt deze stemverhouding aangehouden in hoofdsplitsing. Dus 8 stemmen voor en 2 stemmen tegen. 
• Districtenstelsel: De uitkomst van de stemming in de ondersplitsing wordt als één stem uitgebracht in de hoofdvergadering.
  Voorbeeld: Een onder-VvE kan 10 stemmen uit te brengen in de vergadering van de hoofd-VvE. Is 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt de uitkomst van deze stemming (‘voor’) in zijn geheel meegenomen in de hoofdsplitsing. Het percentage tegenstemmers komt vervolgens niet meer tot uiting in de hoofdsplitsing. Dus alle 10 de stemmen zijn voor. 

Welke methode gevolgd staat in het splitsingsreglement van jullie VvE. Is er in de splitsingsakte niets opgenomen over opgenomen dan geldt het districtenstelsel.

• Agenda
• Uitnodiging voor de vergadering bij MR73, 83 en 92
• Uitnodiging voor de vergadering bij MR06 en 17
• Uitnodiging voor de 2e vergadering bij MR73
• Uitnodiging voor de 2e vergadering bij MR83
• Uitnodiging voor de 2e vergadering bij MR92
• Volmacht
• Presentielijst
• Notulen (met actielijst)