Vergaderen

Vergaderen

Jaarlijks horen de leden van de VvE te vergaderen. Deze vergadering is aan regels gebonden. Deze regels staan in het splitsingsreglement. De VvE hoort minimaal één keer per jaar te vergaderen, maar dat mag vaker. Tussen het bijeenroepen en de vergadering dienen 8 of 15 dagen te zitten – dit is afhankelijk wat hierover in het splitsingsreglement staat. De dag van oproeping en de dag van de vergadering worden niet meegerekend. Vaak bepaalt het reglement dat iedere eigenaar bevoegd is om tot uiterlijk 7 dagen voor de vergadering bij schriftelijke kennisgeving aan het bestuur onderwerpen op de agenda te laten plaatsen.

Als er niet vergaderd wordt, kan 10% van de stemmen of een in de akte bepaald percentage een verzoek indienen bij het bestuur om een vergadering uit te schrijven. Wordt aan dit verzoek niet voldaan, dan is de eigenaar/zijn de eigenaren bevoegd zelf een vergadering uit te schrijven.

Stemmen op de vergadering

Het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitbrengen tijdens de vergadering is opgenomen in de splitsingsakte. De wet schrijft geen regels voor, dus kan het aantal stemmen per appartementsrecht uiteenlopen. Het aantal stemmen dat een eigenaar kan uitbrengen is niet gekoppeld aan het breukdeel (dat bepaalt hoeveel iedere eigenaar moet meebetalen aan de gemeenschappelijke kosten). Het kan dus voorkomen dat een eigenaar meer moet betalen dan zijn buren op basis van dit breukdeel, maar evenveel stemmen kan uitbrengen tijdens de vergadering.

Machtiging
Iedere eigenaar is bevoegd een derde te machtigen namens hem de vergadering bij te wonen en het stemrecht uit te oefenen. Vaak is in het splitsingsreglement opgenomen dat het niet is toegestaan het bestuur te machtigen.

Iedere eigenaar heeft toegang tot de vergadering. Als een eigenaar een machtiging heeft afgegeven, behoudt hij het recht op toegang tot de vergadering. Bijvoorbeeld als een eigenaar zich door een advocaat wenst te laten vergezellen naar de vergadering. Hij en de advocaat (die met een machtiging het stemrecht kan uitoefenen) hebben dan toegang tot de vergadering.

Gedeeld eigendom
Behoort een appartementsrecht toe aan twee personen, bijvoorbeeld aan echtgenoten, dan kan slechts één eigenaar stemmen. Mochten de eigenaren niet tot overeenstemming kunnen komen wie het stemrecht mag uitoefenen, dan kunnen zij een derde aanwijzen om namens hen te stemmen.

Ondersplitsing
Is er sprake van een ondersplitsing, dan zijn er twee mogelijkheden om de stemmen uit de ondersplitsing ‘mee te nemen’ naar de hoofdsplitsing.

  • Evenredige vertegenwoordiging: De stemmen uit de ondersplitsing worden naar evenredigheid in de hoofdvergadering uitgebracht.
    Voorbeeld: Is 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt deze stemverhouding aangehouden in hoofdsplitsing.
  • Districtenstelsel: De uitkomst van de stemming in de ondersplitsing wordt als één stem uitgebracht in de hoofdvergadering.
    Voorbeeld: Is 80% van de stemmen in de ondersplitsing ‘voor’ en 20% van de stemmen in de ondersplitsing ‘tegen’ dan wordt de uitkomst van deze stemming (‘voor’) in zijn geheel meegenomen in de hoofdsplitsing. Het percentage tegenstemmers komt vervolgens niet meer tot uiting in de hoofdsplitsing.

Welke methode gevolgd moet worden is opgenomen in de splitsingsakte.

Stemverhouding

De VvE kent verschillende soorten stemverhoudingen. Welke stemverhouding van toepassing is, is afhankelijk van de splitsingsakte, het splitsingsreglement en het besluit dat genomen wordt. De meeste besluiten worden genomen met een normale meerderheid van stemmen; de volstrekte meerderheid. Daarnaast zijn er nog besluiten met een gekwalificeerde meerderheid en besluiten die genomen moeten worden met unanimiteit van stemmen.

Quorum
Op de vergadering moet vaak een verplicht minimum aantal aanwezige stemmen aanwezig zijn. Bij een volstrekte meerderheid geldt een quorum van 50%, oftewel; minimaal de helft van de stemmen moet aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen.

Wordt het quorum niet gehaald (er zijn dan minder dan de helft van de stemmen op de vergadering aanwezig) dan kunnen er geen besluiten genomen worden op de vergadering. Er moet dan een nieuwe vergadering plaatsvinden niet vroeger dan 2 weken en niet later dan 6 weken na de eerste vergadering. Op deze tweede vergadering geldt geen quorum meer en kunnen besluiten genomen worden, ook als er onvoldoende stemmen vertegenwoordigd zijn.

Is modelreglement 2006 van toepassing? Dan geldt het quorum niet en kunnen op de eerste vergadering, ook als er onvoldoende stemmen zijn, rechtsgeldige besluiten worden genomen.

Volstrekte meerderheid van stemmen
De volstrekte meerderheid van stemmen is de meest gebruikte stemverhouding. Deze stemverhouding geldt voor reguliere besluiten zoals het benoemen van het bestuur, het goedkeuren van de begroting en het vaststellen van de jaarrekening. Tijdens de vergadering moet tenminste de helft van de stemmen aanwezig zijn (quorum). Vervolgens moet van de aanwezige stemmen ten minste de helft + 1 (de meerderheid) ‘voor’ het besluit zijn om een rechtsgeldig besluit te kunnen nemen.

Voorbeeld volstrekte meerderheid

Tijdens de ALV kunnen 100 stemmen uitgebracht worden. Op de vergadering moeten ten minste 50 stemmen aanwezig zijn (het quorum). Van de aanwezige stemmen moet ten minste de helft + 1 ‘voor’ stemmen om een rechtsgeldig besluit te nemen. Zijn er 50 stemmen aanwezig, dan is het quorum gehaald. Vervolgens moeten minimaal 26 stemmen ‘voor’ zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen.


Gekwalificeerde meerderheid van stemmen
Deze stemverhouding is strikter dan de volstrekte meerderheid van stemmen en geldt voor zwaardere besluiten, bijvoorbeeld om het huishoudelijk reglement te wijzigen. Voor dergelijke besluiten geldt een quorum van 2/3de van het aantal stemmen. Vervolgens moet het besluit genomen worden met een 2/3de meerderheid of 3/4de meerderheid, afhankelijk van het reglement dat van toepassing is.

Voorbeeld gekwalificeerde meerderheid

Tijdens de ALV kunnen 100 stemmen uitgebracht worden. Op de vergadering moeten ten minste 2/3de van de stemmen, zijnde 67 stemmen, aanwezig zijn (het quorum). Van de aanwezige stemmen moet ten minste 2/3de of 3/4de ‘voor’ stemmen om een rechtsgeldig besluit te nemen. Zijn er 67 stemmen aanwezig, dan is het quorum gehaald. Vervolgens moeten 45 stemmen (2/3de) of 51 (3/4de) ‘voor’ zijn om een rechtsgeldig besluit te nemen.


Unanimiteit van stemmen
De strengste stemverhouding is de unanimiteit van stemmen. Zoals de naam al doet vermoeden moet met volledige unanimiteit een besluit genomen worden. Deze strenge stemverhouding geldt als de leden van de VvE de splitsingsakte en/of splitsingsreglement willen wijzigen. Bijvoorbeeld als zolderkamers in gemeenschappelijk eigendom worden verkocht aan de eigenaar van de bovenste etage of als er een andere kostenverdeling afgesproken wordt.

Tijdens de ALV moeten alle eigenaren aanwezig zijn en ook alle eigenaren moeten vervolgens unaniem ‘voor’ stemmen. Wordt er door één of meerdere stemmen ‘tegen’ een wijziging gestemd, dan kan via de kantonrechter in uitzonderlijke gevallen een vervangende machtiging worden gevraagd. Een wijziging van de akte kan ook met een 4/5de meerderheid van stemmen, mits het bestuur medewerking verleent aan de wijziging.

Blanco stemmen
Het is mogelijk om je als eigenaar te onthouden van stemmen. Blanco stemmen, ongeldige stemmen en stemonthoudingen worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend en zullen niet meetellen. Deze stemmen tellen wel mee voor het bepalen van het quorum.

Let op: De bovengenoemde stemverhoudingen zijn opgenomen in de modelreglementen. Hiervan mag in de splitsingsakte worden afgeweken. De splitsingsakte is dus leidend, niet het modelreglement.

Notulen

Van de vergadering wordt een notulen gemaakt. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, maar eerder al naar de leden toegestuurd. Het komt voor dat in het splitsingsreglement een termijn is opgenomen voor het versturen van de notulen, bijvoorbeeld binnen twee weken  na de vergadering. Nadat de notulen zijn vastgesteld worden deze door de voorzitter van de vergadering en vaak ook door het bestuur (afhankelijk van wat er in het splitsingsreglement staat) ondertekend.

Vernietigen besluit

Iedere eigenaar heeft de mogelijkheid om de rechter te verzoeken een besluit van de vergadering te vernietigen. Dit verzoek moet binnen één maand worden gedaan nadat de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of redelijkerwijs kennis had kunnen nemen. In de praktijk betekent dit, enkele uitzonderingen daargelaten, dat een verzoek tot vernietiging binnen één maand na vergadering moet worden ingediend bij de rechtbank.

Het vernietigen van een besluit gebeurt middels een verzoekschriftprocedure. Het is dus niet nodig om een dagvaarding uit te brengen. De betreffende eigenaar kan een verzoekschrift indienen bij de rechtbank. De verzoeker, alle andere stemgerechtigden (zijnde de eigenaren) en de vereniging van eigenaren worden bij naam opgeroepen om op het verzoek te worden gehoord. Meer informatie over de verzoekschriftprocedure vind je hier.

Een eigenaar doet er verstandig aan om niet alleen het verzoek te vernietigen, maar gelijktijdig een vervangende machtiging aan de rechter te vragen. Want als het besluit vernietigt is, is er nog niet direct een ander besluit genomen. Er is geen zekerheid dat de eigenaren bij een volgende vergadering anders zullen beslissen en daarom kan je de rechter verzoeken een vervangende machtiging af te geven.

Voorbeeld:
De VvE bestaat uit 4 appartementsrechten, ieder met 1 stem. Het dak lekt en de eigenaar van de bovenste etage vraagt zijn buren om het dak te repareren. Op de vergadering wordt door de overige eigenaren ‘nee’ gestemd en daarom wordt het dak niet gerepareerd. Een oneerlijk en onredelijk besluit. De eigenaar van de bovenste etage kan binnen één maand naar de rechter om het besluit te vernietigen en een vervangende machtiging te vragen aan de rechter om het dak alsnog en voor rekening van de gezamenlijke eigenaren te repareren.

Tegen een vonnis van de rechtbank is hoger beroep mogelijk binnen een maand na dagtekening van de eindbeschikking.


 

 

!WOON