Het belang van structuur bij vergaderen in de VvE

22 oktober 2025

Voor veel appartementseigenaren voelt de jaarlijkse vergadering van de Vereniging van Eigenaren (VvE) als een moetje. We horen van bewoners frustraties, verwarring en allerlei vragen over de vergadering. Soms is er gebrek aan voorbereiding, structuur, een heldere agenda en goede verslaglegging. Allemaal cruciale onderdelen voor goede besluitvorming en daarmee een goed functionerende VvE. Hoe regel je dat? 

Een effectieve vergadering zorgt ervoor dat de VvE soepel functioneert. De vergadering is het hoogste orgaan in de VvE. Het is dé plek waar eigenaren samen beslissen over onderhoud, beheer en verduurzaming van het gebouw. Het is daarom van groot belang dat de vergadering goed verloopt.

Voorbereiding 

Het bestuur organiseert de vergadering. Hiervoor gelden strenge regels die in het (model)splitsingsreglement staan. Deze regels kunnen per VvE verschillen. Het is daarom belangrijk om te contoleren welke regels er voor jouw VvE gelden.

Meestal zit tussen de verzending van de uitnodiging en de vergadering minimaal 8 of 15 dagen. De dag van verzending en van de vergadering tellen niet mee. Stuurt het bestuur de uitnodiging op 22 oktober? Dan is de vergadering niet eerder dan 31 oktober (8 dagen) of 7 november (15 dagen). Door de uitnodiging (ruim) op tijd te sturen hebben de leden de gelegenheid om zich goed voor te bereiden.

Bij de uitnodiging zit de agenda. Hierin staan alle onderwerpen die tijdens de vergadering aan bod komen, inclusief de onderwerpen waarover de vergadering beslist. Het is handig als het bestuur per agendapunt aangeeft of het ter informatie, ter bespreking of ter besluitvorming is. Zo kunnen de leden zich nog beter voorbereiden.

Vergaderen

Na verzending van de uitnodiging en agenda is het tijd om te vergaderen. Bij binnenkort tekenen alle aanwezigen een presentielijst. Zo is duidelijk wie aanwezig is. Voor sommige VvE’s geldt een minimale opkomst. Dit heet het quorum. Alleen als minimaal de helft of twee/derde van de stemmen aanwezig is, mag de VvE beslissingen nemen.

De vergadering wijst een voorzitter en notulist aan. De voorzitter leidt het overleg, zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn stem te laten horen en heeft een belangrijke rol bij besluitvorming. Kies voor een voorzitter die de vergadering effectief en ordelijk leidt. Deze persoon bewaakt de agenda, ziet toe op het naleven van de regels en zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt. De notulist zorgt voor de verslaglegging van de vergadering. Vaak nemen bestuursleden en/of de beheerder de rollen van voorzitter en notulist op zich, maar dit mogen ook andere leden of zelfs externe personen zijn.

Na afloop

De notulist zorgt voor verslaglegging van de vergadering. Hij stuurt de notulen naar het bestuur en het bestuur stuurt de notulen daarna naar de leden. Pas op de volgende vergadering worden de notulen vastgesteld. Gelijktijdig gaat het bestuur aan de slag met de genomen besluiten.

Meer weten: Webinar Vergaderen

Wil je meer weten over vergaderen met de VvE? Volg ons webinar op 30 oktober 2025. Meld je aan via onze website en ontvang per e-mail de link om deel te nemen.

Artikel delen:

!WOON