Eindejaar beslommeringen van de VvE

23 december 2025 - 

De straten zijn sfeervol verlicht tijdens de donkerste dagen van het jaar. De kerstboom fonkelt en de oliebollenkraam lonkt. Het is duidelijk; het eind van het jaar komt in zicht. Wat betekent dat voor je VvE? Wij geven een overzicht.

Vooral een financiële afsluiting

Tijd om de balans en jaarrekening (afhankelijk van het splitsingsreglement wordt gesproken over een jaarrekening of een exploitatierekening)  op te maken. Een klus die uiterlijk 5 of 6 maanden na het boekjaar in orde moet zijn. Iedere VvE is namelijk op basis van het splitsingsreglement en de wet (BW2 en BW5) verplicht om jaarlijks een exploitatierekening, balans en bestuursverslag te maken.

Jaarrekening en balans

Het bestuur stelt zowel de jaarrekening als de balans op. De jaarrekening brengt het volledige boekjaar in beeld. Welke bedragen zijn uitgegeven en wat zijn de inkomsten geweest. Het maakt duidelijk of er afwijkingen zijn tussen de inkomsten en uitgaven. Zo weet je of er via de maandelijkse bijdrage van de leden te veel, te weinig of precies genoeg is betaald.

De balans is een momentopname. Het geeft aan wat er op een bepaald moment, de laatste dag van het boekjaar, aan kosten en baten zijn. Een balans moet, zoals de naam al doet vermoeden, in balans zijn. De balans geeft de omvang van het reservefonds weer. Je ziet ook terug of er nog openstaande rekeningen zijn en/of hoeveel de achterstallige ledenbijdrage betreft.

Tot slot geeft het bestuur door middel van het bestuurverslag een toelichting op het gevoerde financiële beleid. Wijken uitgaven af van de begroting dan wordt dit verklaart.

Signaleer betalingsachterstanden

Heeft ieder VvE lid zijn VvE bijdrage tijdig betaald? Mocht dit onverhoopt niet zo zijn stuur dan een betalingsherinnering uit. Je kunt hier niet vroeg genoeg bij zijn want het betalen van de rekeningen van de VvE  loopt gewoon door. Ook als één of meerdere eigenaren hun bijdrage niet betalen. Helpt de betalingsherinnering niet schakel dan tijdig een incassobureau in.

Voorbereiding van de begroting

Taak van het bestuur is om de begroting op te stellen. Vervolgens stelt de vergadering deze vast. De maand december is voor het bestuur het moment om na te denken over de begroting van volgend jaar. In de begroting vind je terug welke uitgaven in het verschiet liggen, of en hoeveel geld uit het reservefonds wordt opgenomen voor de uitvoering van het onderhoud en wat de (maandelijkse) ledenbijdrage wordt.

Onderhoud en verduurzaming

Waarschijnlijk heeft je VvE een meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) welke is gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Met het MJOB spaart de VvE voor toekomstig onderhoud, zodat altijd voldoende geld in kas zit om (planmatig) onderhoud uit te (laten) voeren. Dit spaargeld is opgenomen in het reservefonds. Pak deze stukken erbij, wat staat er voor het nieuwe jaar op de agenda en welk bedrag komt op de begroting van 2026 te staan? Besteed tevens aandacht aan ontwikkelingen op het gebied van verduurzamen van de VvE. Er is veel gaande en wellicht kunnen jullie gebruik maken van ondersteuning door de gemeente en/of van subsidies. Doe de postcode check en lees het stappenplan.

Controleer de verzekeringen

Ga na of alle polissen nog actueel zijn. Maar ook of ze nog zijn afgestemd op de huidige situatie van jullie gebouw en jullie samenstelling. Denk daarbij aan de wettelijk verplichte opstalverzekering, maar vaak is ook een aansprakelijkheidsverzekering (vanaf modelreglement 1983) verplicht. Veel voorkomende andere verzekeringen bij VvE’s zijn de glasverzekering, rechtsbijstandverzekering en bestuursaansprakelijkheidsverzekering. Op deze manier houden jullie de VvE op orde en beginnen jullie met een goed gevoel aan 2026. Fijne feestdagen!

Meer weten over de VvE, doe je voordeel met de uitgebreide informatie op onze website.