03 november 2026 - 

Vergaderen hoort bij een Vereniging van Eigenaren (VvE). Bij een goede vergadering horen ook duidelijke notulen. Misschien niet het leukste klusje, maar wel een belangrijk onderdeel. Goede notulen zorgen ervoor dat iedereen weet wat er tijdens de vergadering is besproken en besloten.

Waarom zijn goede notulen belangrijk?

Goede notulen geven een duidelijk en objectief overzicht van de vergadering. Ze laten zien welke onderwerpen aan bod kwamen, welke besluiten de VvE nam en wie welke actie oppakt. Alle leden kunnen de notulen teruglezen. Zo houd je iedereen goed op de hoogte en zorg je voor duidelijkheid binnen de VvE.

Was je niet bij de vergadering? Dan lees je in de notulen eenvoudig terug wat er is besproken en besloten. Ook voor nieuwe eigenaren zijn de notulen waardevol. Zij krijgen zo snel inzicht in eerdere besluiten en in plannen voor de toekomst. Goede notulen vormen daarmee een handig naslagwerk voor eigenaren, bestuurders en beheerders.

Wie maak de notulen?

Vaak maakt een bestuurslid de notulen. Maar ook een ander VvE-lid of een externe partij kan deze taak op zich nemen. Het belangrijkste is dat de notulist onafhankelijk en zorgvuldig werkt. Zo krijgen alle leden een betrouwbaar beeld van de vergadering.

Wat moet er in de notulen staan?

Je hoeft niet alles letterlijk op te schrijven. Een korte en duidelijke samenvatting is meestal voldoende. Zorg er in ieder geval voor dat de notulen de volgende informatie bevatten:

• Algemene gegevens: de datum, begin- en eindtijd en locatie van de vergadering.
• Aan- en afwezigen: wie aanwezig is, wie iemand vertegenwoordigt met een machtiging en wie afwezig is.
• Besluiten: welke besluiten de VvE heeft genomen en hoeveel stemmen voor, tegen of onthouding waren.
• Belangrijke bespreekpunten: welke onderwerpen de leden uitgebreid hebben besproken.
• Actiepunten: wie welke taak oppakt en wanneer die taak klaar moet zijn.

Let bij het maken van de notulen ook goed op de privacy van de leden. Neem alleen persoonlijke informatie op als dat nodig is en deel deze informatie niet zomaar met anderen.

Wanneer stel je de notulen vast?

De leden stellen de notulen meestal vast tijdens de eerstvolgende vergadering. Soms zit daar een half jaar of langer tussen. Daarom is het handig om de notulen al eerder met de leden te delen. Bij sommige VvE’s is dit zelfs verplicht. Controleer daarom welke afspraken voor jouw VvE gelden in het splitsingsreglement.

Na goedkeuring bewaart de VvE de notulen op een vaste plek. Zo blijft belangrijke informatie goed vindbaar.

Denk eens na over een besluitenregister

Soms wil je weten wat de VvE jaren geleden over een bepaald onderwerp heeft besloten. Dan moet je vaak verschillende oude notulen doorzoeken. Een besluitenregister maakt dat een stuk makkelijker.

In een besluitenregister houd je alle belangrijke besluiten overzichtelijk bij. Je kunt ook vastleggen welke verzoeken de VvE heeft goedgekeurd of afgewezen en waarom. Zo vinden bestuurders en eigenaren snel terug wat er eerder is besloten.

Komt er later een vergelijkbaar verzoek? Dan kun je eenvoudig kijken naar de eerdere afwegingen. Dat helpt de VvE om sneller en beter onderbouwde besluiten te nemen.

Een besluitenregister is niet verplicht, maar het geeft wel veel overzicht. Zeker bij VvE’s die al langer bestaan, kan zo’n register een waardevol hulpmiddel zijn.

Het belang van structuur bij vergaderen in de VvE

Vergaderen met de VvE