Als lid van de VvE ben je samen met jouw buren eigenaar van het gebouw. Dit gezamenlijke eigendom betekent ook gezamenlijke kosten. Jullie betalen samen de kosten die door de VVE worden gemaakt. Een belangrijke kostenpost is het onderhoud van het gebouw. Welke gemeenschappelijke kosten er nog meer zijn, staat is het (model)splitsingsreglement.
Een VvE heeft allerlei financiële verplichtingen, zoals het opstellen van een begroting en jaar- of exploitatierekening. In ieder splitsingsreglement staat wat de verdeelsleutel is voor de gemeenschappelijke kosten. Deze verdeelsleutel wordt het breukdeel genoemd.
Met enige regelmaat geven we ook een gratis cursus/webinar ‘Financiën in de VvE’, zie hiervoor onze agenda.
De verdeelsleutel voor de gemeenschappelijke kosten heet het breukdeel. Dit breukdeel staat in het splitsingsreglement van jouw VvE. Hierin staat:
- tot welk aandeel de eigenaar van het appartement verplicht is om bij de dragen in de gemeenschappelijke schulden en kosten
- tot welk aandeel de eigenaar van het appartement gerechtigd is tot de eventuele baten
Deze verdeelsleutel verschilt per VvE. Kijk daarom goed in de splitsingsakte van jouw VvE wat de breukdelen zijn.
Gelijke verdeling
Het wettelijke uitgangspunt is een gelijke verdeling. Zijn er vier appartementsrechten, dan betaalt iedere eigenaar 1/4de van de gemeenschappelijke kosten. Zijn er 10 appartementsrechten, dan betaalt iedere eigenaar 1/10de van de gemeenschappelijke kosten. In het splitsingsreglement mag van een gelijke verdeling worden afgeweken.
Andere verdeling
Afwijken van een gelijke verdeling mag, maar moet altijd in het splitsingsreglement (onderdeel van de splitsingsakte) staan. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er binnen een VvE verschil is in de grootte van de appartementen. Dan wordt er vaak voor een andere verdeling gekozen, bijvoorbeeld de oppervlakte van de appartementen.
Uitzondering
Een andere uitzondering is een vrijstelling van bepaalde kostenposten. Een veel voorkomend uitzondering is het trappenhuis. In het splitsingsreglement staat dan dat de eigenaar van de begane grond niet meebetaalt aan de kosten voor het trappenhuis. Deze uitzondering moet expliciet in het splitsingsreglement staan. De VvE mag dat niet zelf achteraf afspreken.
In het (model)splitsingsreglement staat een overzicht van alle gemeenschappelijke kosten. Dit overzicht kan per VvE verschillen en het is daarom belangrijk om in je eigen splitsingsreglement te kijken.
- Artikel 17 van modelreglement 1973
- Artikel 3 van modelreglement 1983 en 1992
- Artikel 9 van modelreglement 2006
- Artikel 10 van modelreglement 2017
Gemeenschappelijke kosten zijn bijvoorbeeld kosten voor het onderhoud en gebruik van het pand, het reservefonds, verenigingskosten en de verzekeringen.
De begroting wordt opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de vergadering. Dit gebeurt bij de meeste VvE’s voor aanvang van het boekjaar, maar soms mag het ook tijdens het boekjaar. Welke optie in jullie VvE van toepassing is, is afhankelijk van het splitsingsreglement.
In de begroting staat o.a. welke uitgaven in het verschiet liggen, of en hoeveel geld uit het reservefonds wordt opgenomen voor de uitvoering van het onderhoud en wat de ledenbijdrage is om dat te kunnen betalen.
Een direct gevolg van de begroting is het vaststellen van de maandelijkse ledenbijdrage. De ledenbijdrage zijn de inkomsten van de VvE. Alle eigenaren moeten samen de gezamenlijke uitgaven betalen. De ledenbijdrage wordt per maand betaald. De hoogte is afhankelijk van de begroting en het breukdeel. Het bedrag is een voorschot. Na afloop van het boekjaar wordt gekeken of de betaalde voorschotten overeenstemmen met de daadwerkelijke kosten.
Afhankelijk van het splitsingsreglement wordt er gesproken over een jaarrekening of een exploitatierekening.
Exploitatierekening
De exploitatierekening wordt, net als de begroting, opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de vergadering. Een exploitatierekening brengt het volledige boekjaar (dat is vaak een kalenderjaar, maar dat hoeft niet) in beeld. Wat is er in dat jaar uitgegeven en wijkt dat af van de begroting? Op deze manier wordt inzichtelijk gemaakt of er via de maandelijkse bijdrage van de leden te veel, te weinig of precies genoeg is betaald.
Het overgrote deel van de kostenposten komen bij een actieve VvE overeen. De premie van de verzekering en de bankkosten zijn bijvoorbeeld op voorhand bekend en zullen in het boekjaar niet wijzigen. Er kunnen verschillen ontstaan bij het onderhoud, bijvoorbeeld omdat onderhoud toch niet is uitgevoerd of duurder is uitgevallen.
De exploitatierekening bepaalt de definitieve bijdrage van de leden. Op basis van dit document krijgen zij geld terug of moeten zij geld bijbetalen.
Balans
De balans wordt, net als je exploitatierekening, opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de vergadering. De balans is een momentopname. Het geeft aan wat er op een bepaald moment, de laatste dag van het boekjaar, aan kosten en baten zijn. Een balans moet, zoals de naam al doet vermoeden, in balans zijn.
De balans geeft de omvang van het reservefonds weer (dus hoeveel geld heeft de VvE de afgelopen jaren gespaard voor toekomstig onderhoud). In de balans staat ook welke openstaande rekeningen nog betaald moeten worden (het geld staat dan nog op rekening van de VvE, maar is gereserveerd om bijvoorbeeld de schilder te betalen). De balans laat ook zien hoeveel achterstallige ledenbijdrage nog geïncasseerd moet worden.
Bestuursverslag
In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op het gevoerde financiële beleid. Er wordt uitleg gegeven waarom uitgaven afwijken van de begroting.
Door het bestuursverslag kunnen de leden de exploitatierekening en de balans beter begrijpen. Zie het als een schriftelijke toelichting op de cijfers. Een bestuursverslag hoeft geen dik boekwerk te zijn. Zeker bij kleine VvE’s met een geringe jaarrekening zal het bestuursverslag ook slechts een paar alinea’s tellen.
De jaar- of exploitatierekening moet worden gecontroleerd. De VvE heeft daarbij de keuze uit drie opties:
- Een advies van de kascommissie
- Een verklaring van een Register Accountant
- Een verklaring van de Raad van Commissarissen
In de praktijk wordt vrijwel altijd gekozen voor een controle door een kascommissie. De kascommissie bestaat uit 2 personen die het financiële beheer kritisch bekijken. De kascommissie adviseert vervolgens de vergadering of de jaar- of exploitatierekening klopt. Ook kan de kascommissie aanbevelingen doen, bijvoorbeeld over een verhoging van het reservefonds of een aanpassing van de verzekeringsdekking.
De kascommissie wordt benoemd door de vergadering. De leden van de kascommissie mogen geen onderdeel zijn van het bestuur. Anders controleert het bestuur haar eigen werk. De kascommissie dient inzage te krijgen in de administratie.
Helaas komt het voor: een eigenaar betaalt zijn maandelijkse bijdrage niet of niet helemaal. Er kunnen allerlei begrijpelijke oorzaken zijn, maar de VvE doet er toch goed aan om een duidelijk incassotraject af te spreken. De gezamenlijke kosten moeten namelijk gewoon betaald worden, ook als één of meerdere leden niet betalen.
Het is verstandig om in het huishoudelijk reglement een incassotraject vast te leggen. Jullie spreken dan af na hoeveel weken een betalingsherinnering wordt gestuurd, wanneer de aanmaning wordt verzonden en wanneer de vordering uit handen wordt gegeven. Zo wordt willekeur voorkomen. Ook geeft het een duidelijk signaal af aan alle eigenaren: betalen, anders gaan we het bedrag incasseren.
Rente
Als een eigenaar niet betaalt, kan het bestuur meestal extra kosten rekenen. De hoogte hangt af van de afspraken in het (model)splitsingsreglement.
Machtiging
Het bestuur speelt een belangrijke rol in het incassotraject; de herinnering en de eventuele aanmaning worden door het bestuur verstuurd. Per VvE verschilt het of het bestuur op basis van het splitsingsreglement gemachtigd is om te handelen en de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. In veel gevallen staat in het splitsingsreglement dat de vergadering het bestuur hiertoe moet machtigen. Het is daarom verstandig om de incassoprocedure en de machtiging aan het bestuur jaarlijks op de agenda te plaatsen. Op deze manier kan het bestuur direct ingrijpen bij betalingsachterstanden. Bij modelreglement 2006 en 2017 heeft het bestuur geen toestemming nodig van de vergadering voor een incassoprocedure.
Op 1 januari 2018 is de wet gewijzigd en zijn de regels rondom geldleningen aangepast. Voorheen was iedere eigenaar hoofdelijk aansprakelijk voor de gehele geldlening én nam bij verkoop de nieuwe eigenaar niet jouw schuld over. Hierdoor was het zeer ongunstig om een geldlening af te sluiten.
Voor leningen die na 1 januari 2018 zijn afgesloten geldt dat zij deelbaar en overdraagbaar zijn. Je bent als eigenaar alleen aansprakelijk voor jouw aandeel (breukdeel) in de geldlening én bij verkoop neemt de nieuwe eigenaar de schuld over. Een belangrijke voorwaarde is dat de nieuwe eigenaar voor de overdracht geïnformeerd wordt over de lening.
Bij leningen aan een VvE wordt de kredietwaardigheid van individuele VvE-leden niet gecheckt.
Als eigenaar draag je op basis van je breukdeel bij aan het reservefonds van de VvE. Het reservefonds is de spaarpot voor toekomstig onderhoud. Samen met het andere (spaar)geld vormt het reservefonds het vermogen van de VvE. Als eigenaar moet je jouw deel in het vermogen van de VvE opgeven bij de aangifte voor inkomstenbelasting (box 3). Hoe groot jouw aandeel in het vermogen kun je opvragen bij het bestuur of (als jullie die hebben) de beheerder.
Artikel delen: