Vergaderen met de VvE, moet dat echt?

12 juni 2023 - 

Voor veel eigenaren is het geen favoriete bezigheid: vergaderen met de Vereniging van Eigenaren (VvE). Met regelmaat krijgt !WOON de vraag of die vergadering echt noodzakelijk is. Ja, de VvE vergadert minimaal één keer per jaar. In de praktijk zien we dat VvE’s vaak ook twee keer per jaar vergaderen. In het voorjaar om de jaarrekening over het afgelopen boekjaar te bespreken en in het najaar over de begroting voor het komende boekjaar. Bovendien vergaderen de leden voor het behoud van een actieve en gezonde VvE. De vergadering (het hoogste orgaan binnen de VvE) is dé plek waar besluiten worden genomen over het onderhoud en beheer van jullie pand.

Welke regels gelden er?

De regels over de vergadering kunnen per VvE verschillen. Welke regels voor uw VvE gelden, staat in het splitsingsreglement (onderdeel van de splitsingsakte). Bijvoorbeeld hoeveel stemmen er zijn, hoe de besluitvorming werk en hoeveel dagen er zitten tussen het versturen van de uitnodiging en de vergadering.

Het bestuur maakt de agenda en verstuurt de uitnodiging.  Uiteraard mag u het bestuur vragen om extra agendapunten toe te voegen. Geef ook aan wat het doel is van het agendapunt. Wilt u iets bespreken, moet de vergadering een besluit nemen of is het ter informatie? Handig voor het bestuur én uw buren.

Notulen

Ook een verslag van de vergadering is nodig. In de praktijk gebeurt dit in de vorm van notulen. De eerstvolgende vergadering stelt de notulen vast. Dit is meestal een half jaar of een jaar later en daarom stuurt het bestuur de notulen meestal eerder naar alle leden. Kijk het splitsingsreglement erop na om te achterhalen welke termijn binnen uw VvE geldt.

Onredelijk besluit: Wat kunt u doen?

Het komt soms voor: u bent het niet eens met een besluit. Wat kunt u dan doen? De eerste, belangrijke stap is vaststellen of sprake is van een ‘vernietigbaar’ of een ‘nietig’ besluit. Een nietig besluit is een ongeldig besluit. Het besluit is niet op de juiste manier genomen, in strijd met de wet, de splitsingsakte of het splitsingsreglement. Daarom is het niet geldig. Komen jullie er onderling niet uit of een besluit nietig is? Dan is een gang naar de rechter helaas nodig. De rechter beoordeelt de ‘nietigheid’ van het besluit. Voorbeelden van nietige besluiten zijn beslissingen over nieuwe en afwijkende breukdelen, toestemming om een gemeenschappelijk trappenhuis bij de woning op de zolderetage te voegen of besluiten die genomen zijn met de verkeerde stemverhouding.

Een vernietigbaar besluit is iets anders. Dit is een besluit dat voldoet aan alle eisen, maar voor één of meerdere eigenaren erg onredelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de beslissing van de VvE om een lekkage via het dak niet te repareren omdat het maar in één woning lekt. Een besluit vernietigen gebeurt door de rechter via een zogenaamde ‘verzoekschriftprocedure’. Dit is een relatief gemakkelijke procedure. Dit verzoekschrift moet u binnen één maand nadat het besluit is genomen (of dat u redelijkerwijs op de hoogte kon zijn van het besluit) indienen bij de rechtbank. Een advocaat is niet verplicht, maar wel mogelijk.

Ons advies is om gelijktijdig een ‘vervangende machtiging’ te vragen aan de rechter. Waarom? Als de rechter het besluit vernietigt, dan is er niet direct een nieuw, ander besluit genomen. Als we terug gaan naar het voorbeeld: de VvE beslist dat de daklekkage niet wordt verholpen. U stapt naar de rechter om het besluit te vernietigen. De rechter zet een spreekwoordelijke streep door de beslissing. En dan? Het dak lekt nog steeds. Daarom vraagt u de rechter niet alleen om het besluit te vernietigen, maar ook om een vervangende machtiging om op kosten van de VvE het dak te repareren.

Webinar Vergaderen op 27 juni

Op 27 juni organiseert !WOON een gratis webinar over vergaderen binnen de VvE. Tijdens het webinar leert u:

• Hoe u een vergadering organiseert
• Waar staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen
• Welke soort besluiten er zijn
• Welke regels er gelden over volmachten, de presentielijst en stemonthoudingen
• Wat u kunt doen als u het niet eens bent met de beslissing van de vergadering

Meld u via onze website aan.

Webinar VvE: Vergaderen (juni 2023)