Online vergaderen met de VvE: noodzaak of handig?

19 februari 2021 - 

Inmiddels leven we al bijna een jaar met ‘corona-maatregelen’. Alle Nederlanders worden getroffen door de maatregelen en beperkingen, zowel zakelijk als privé. Ook Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) kunnen niet op de normale manier functioneren. Met het vergaderseizoen in volle gang moeten VvE’s zoeken naar alternatieve manieren om met elkaar de VvE draaiend en vooral gezond te houden.

Vorig jaar werd door de overheid een noodwet ingevoerd waardoor VvE’s digitaal mogen vergaderen. Sommige eigenaren vinden het ideaal en willen nooit meer anders, voor andere is het wat ingewikkelder. Helaas moeten we op dit moment roeien met de riemen die er zijn: fysiek bij elkaar komen met een grote groep zit er nog niet in.

Belang van een goede voorzitter

Vergaderen via de laptop of telefoon vraagt om een andere werkwijze en levert een andere dynamiek op dan vergaderen op locatie. Structuur en een goede gespreksleider (voorzitter) zijn belangrijk. Praat je in een digitale omgeving door elkaar, dan is helaas niemand meer goed te verstaan. Aan de voorzitter de eervolle taak om te zorgen dat de vergadering alsnog goed verloopt en de noodzakelijke besluiten worden genomen. De VvE kan met die besluiten weer een tijdje vooruit.

Software

Het is niet noodzakelijk om dure software aan te schaffen om digitaal te kunnen vergaderen. De VvE mag zelf kiezen welk medium past bij het budget en grootte van de VvE. Kleine VvE’s met maar een paar eigenaren kiezen er soms zelfs voor om via videobellen van Whatsapp of Skype te vergaderen. Als de VvE een beheerder heeft is het verstandig om daar te informeren welk medium wordt geadviseerd, passend bij de wensen en grootte van de VvE.

Schriftelijk stemmen

Een VvE mag ook schriftelijk besluiten nemen. De extra voorwaarde die daarvoor geldt is dat het besluit unaniem is. Dat is bij een kleine VvE haalbaar, maar bij een grote VvE vaak moeilijk(er). Bespreek met elkaar wat aansluit bij jullie wensen en of schriftelijk stemmen haalbaar is.

Hybride vorm

Sommige VvE’s kiezen voor een hybride vorm. Een fysieke of digitale vergadering met een klein groepje eigenaren die via volmachten namens de andere eigenaren spreken en stemmen. Zij zorgen dat er (via de volmachten) voldoende stemmen vertegenwoordigd zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen. Door met een paar mensen fysiek of digitaal te vergaderen, worden de coronaregels niet overtreden.

Belangrijke kanttekening is dat deze hybride vorm niet altijd haalbaar is.  De (digitale) vergadering is voor alle eigenaren toegankelijk. De VvE mag een eigenaar niet weigeren en verwachten dat een volmacht wordt afgegeven. Deze hybride vorm is dus alleen interessant als alle eigenaren achter deze werkwijze staan.

Meer weten?

Iedere VvE moet jaarlijks vergaderen. Dit mag (vanwege de noodwet) ook digitaal. Ook bij een digitale vergadering gelden de regels uit het splitsingsreglement over het oproepen  van de vergadering, de rol van de voorzitter en de verplichte minimale opkomst. Op 17 maart 2021 organiseert !WOON een gratis webinar over de vergadering van eigenaar. Interesse? Meld u aan via onze website.

Een webinar is een online cursus van 45 minuten. Deelname is gratis. Aanmelden kan via onze website.

Digitaal vergaderen blijft mogelijk voor VvE’s